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Modèle quittance de loyer gratuit

Que votre bail de location concerne un logement vide, un logement meublé ou un commerce, délivrer une quittance de loyer n’est jamais obligatoire. Toutefois, ce simple geste s’avère extrêmement utile en cas de justification dans certaines situations. Mais comment la rédiger ? Quels sont les éléments obligatoires qui doivent y figurer ? Quand l’envoyer ?

Définition de la quittance de loyer

Un document avant tout justificatif

La quittance de loyer est un document purement justificatif. Il atteste, de manière officielle, du règlement du loyer pour un logement d’habitation ou pour un commerce.

La quittance est rédigée par le propriétaire bailleur et s’adresse au locataire. Celui-ci peut conserver les différentes quittances de loyer comme justificatif de paiement, mais aussi comme justificatifs de domicile.

En effet, certaines administrations, à l’instar de la CAF par exemple, exigent une quittance de loyer avant l’ouverture de certains droits (aide au logement, etc.).

La délivrance de la quittance n’est pas obligatoire. Mais si le locataire la réclame, le propriétaire bailleur ou l’administrateur du bien immobilier en question doit s’y soumettre (loi du 6 juillet 1989).

Ce qu’en dit la loi

L’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 stipule ainsi les conditions et les modalités concernant la quittance de loyer :
« Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges. Aucuns frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. Avec l’accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance. Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu. »

Il n’y a pas d’obligation légale d’envoyer une quittance de loyer de la part du bailleur de manière régulière. Toutefois, si le locataire en fait la demande, le bailleur doit alors lui remettre ce document. Tout manquement est alors punissable de dommages et intérêts visant à compenser un éventuel préjudice.

A noter !

Nous vous rappelons que l’inexécution volontaire de cette obligation est une faute selon la jurisprudence. Le locataire peut prétendre à des dommages et intérêts.

Habituellement, pour assurer une bonne entente entre locataires et le bailleur, ce dernier lui envoie — par voie postale ou par mail (avec l’accord du locataire, d’après la loi Alur du 24 mars 2014) — la ou les quittances de loyer mensuellement ou chaque trimestre après réception du paiement du loyer par chèque ou virement bancaire.

Remarquez qu’un locataire est en droit de demander des quittances de loyer même une fois que son bail de location est résilié.

La remise de la quittance de loyer est entièrement gratuite.

Ainsi, le propriétaire bailleur ne peut aucunement facturer les frais d’envoi postal si l’envoi se fait ainsi. Cette modalité est inscrite dans l’art. 21 de la loi du 6 juillet 1989 qui stipule clairement qu’aucuns frais liés à la gestion de la quittance ne peut facturée au locataire.

Les avantages d’une quittance de loyer

Il existe 2 réels atouts à la quittance de loyer.

D’une part, le locataire peut justifier dès lors du bon paiement de son loyer ainsi que des charges auprès de tout organisme. Ceci s’avère utile en prévention de toute contestation ou de litige avec le bailleur notamment.

D’autre part, la quittance de loyer, comme nous l’avons dit, sert également de justification de domicile. Ainsi, pour faciliter les démarches administratives du locataire, ce dernier peut prouver qu’il réside bien à l’adresse indiquée et qu’il remplit toutes les conditions nécessaires de résidence en France et notamment dans sa commune pour prétendre à une aide au logement.

Une quittance de loyer se conserve pendant 5 ans. Nous vous recommandons de bien les conserver durant cette période, car elles sont les uniques preuves de paiement des obligations en tant que locataire. Dès lors, le propriétaire ne peut plus vous réclamer des impayés de loyer qui datent de plus de 5 ans.

Que doit contenir une quittance de loyer ?

La formulation de la quittance ne nécessite pas de forme particulière. Plusieurs mentions obligatoires doivent figurer sur chaque quittance de loyer.

Ainsi, le propriétaire bailleur doit rédiger :

  • Nom et prénom du bailleur + adresse postale complète ;
  • Nom et prénom du locataire + adresse postale complète ;
  • Période qui correspond au règlement effectué (par exemple : 1 mois, du… au…) ;
  • Montant total des sommes versées en lettres ET en chiffres pour le loyer ;
  • Montant total des sommes versées en lettres ET en chiffres pour les charges (provisions sur charges, régularisation, dépense forfaitaire, etc.) ;
  • Le détail des charges ;
  • Date d’émission de la quittance ;
  • La signature du bailleur pour validation.

Le reçu de loyer en cas de paiement partiel

Si certains loyers n’ont toujours pas été payés au moment de la demande de quittance de loyer, le propriétaire bailleur est en droit de préciser ledit montant des sommes restantes dues. De plus, si le paiement du loyer est partiel, le propriétaire bailleur ne doit pas envoyer une quittance de loyer, mais uniquement un reçu de paiement partiel pour le loyer.

Il existe, à cet effet, des bordereaux pour simplifier la rédaction où il suffit de compléter les mentions.

DE : Nom, Prénom à préciser
Adresse, Code Postal, Ville

A : Destinataire
Adresse, Code Postal, Ville

Fait à Lieu, Date

QUITTANCE DE LOYER N°
Loyer : (Montant à préciser) 800 €
Provision de charges : (Montant à préciser) 50 €
Total : (Montant à préciser) 850 €

Reçu de (Nom du locataire) le (Date à préciser)
La somme de (Montant à préciser) €

Correspondant à la location du logement situé au (Adresse complète à préciser)
Pour la période commençant le (Date à préciser) et finissant le (Date à préciser)

Nom, Prénom à préciser
Signature

Modèle quittance de loyer

Télécharger gratuitement un modèle de quittance de loyer gratuit

Il est indispensable que la quittance de loyer soit signée par le propriétaire afin de servir éventuellement de preuve en cas de litige ou de plainte d’impayé.

Si accusation, le locataire est reconnu innocent dès qu’il fournit lesdites quittances de loyer signées.

La quittance de loyer électronique (dématérialisée) avec Rentila

Le bailleur peut procéder à la transmission de la quittance de loyer sous forme électronique (dématérialisée), si le locataire en est d’accord. Cette remise est gratuite.

Rentila propose un logiciel de gestion locative qui génère automatiquement et envoie par email les quittances de loyer à votre locataire, c’est pratique et gratuit.

Voici comment vous pouvez facilement automatiser la création et envoi de vos quittances de loyer.

Les 3 étapes pour démarrer :

  1. Créer un Bien
  2. Créer un Locataire
  3. Créer une Location

Pour chaque contrat de location créé sur Rentila, les paiements et les Quittances / Avis d’échéance sont générés automatiquement chaque mois en format HTML et PDF. Vous pouvez les envoyer directement à votre locataire. En pratique, vous n’avez quasiment jamais à ajouter manuellement de loyer et créer une quittance…

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