Comment faire une quittance de loyer ?
Que vous louiez un logement vide ou meublé, la quittance de loyer n’est pas envoyée automatiquement. Elle devient toutefois obligatoire dès que le locataire la demande et qu’il a intégralement réglé le loyer et les charges. Utile pour prouver le paiement comme pour justifier son domicile, ce document doit être établi avec soin. Alors, comment faire une quittance de loyer conforme ? Quelles informations doit-elle contenir et quand l’envoyer ? On fait le point.
Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?
La quittance de loyer ne se contente pas de confirmer la réception d’un virement. Elle atteste que le locataire a payé la totalité du loyer et des charges pour une période précise. Le document peut être établi par le propriétaire ou son mandataire, notamment une agence immobilière.
Pour le locataire, cette preuve de paiement est loin d’être accessoire. Elle permet de répondre à une contestation, mais aussi de justifier son domicile. Il pourra par exemple l’utiliser pour préparer un nouveau dossier de location, demander une carte grise ou s’inscrire sur les listes électorales.
Attention toutefois à ne pas confondre trois documents :
- L’avis d’échéance annonce le loyer et les charges à régler ;
- La quittance confirme que la somme a été entièrement payée ;
- Le reçu constate un versement partiel lorsqu’il reste un solde dû.
La chronologie est donc simple : l’avis d’échéance arrive avant le paiement et la quittance après. Entre les deux, si le compte n’y est pas, place au reçu.
Quand faut-il fournir une quittance de loyer au locataire ?
La quittance mensuelle n’est pas automatique. Toutefois, l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 impose au propriétaire ou à son mandataire de la transmettre gratuitement dès que le locataire en fait la demande et qu’il a entièrement réglé le loyer et les charges. Le document doit alors distinguer clairement ces deux montants.
Pas question, donc, de facturer quelques euros pour son édition, son impression ou son envoi. Ces frais restent à la charge du propriétaire, y compris lorsque la quittance est expédiée par courrier.
Le locataire souhaite la recevoir chaque mois ? Une fois sa demande enregistrée, vous pouvez programmer un envoi régulier. Gardez toutefois le bon réflexe : vérifiez que le paiement est complet avant d’éditer chaque quittance. Un virement annoncé n’est pas encore un loyer encaissé.
Bon à savoir
Même après son départ, le locataire peut réclamer les quittances des trois dernières années. Conservez donc vos justificatifs de paiement pendant toute la location, puis trois ans après la fin du bail.
Comment faire une quittance de loyer conforme ?
Bonne nouvelle : aucun formulaire officiel n’est imposé. Vous pouvez utiliser un modèle, créer votre propre document ou passer par un logiciel de gestion locative.
La quittance doit néanmoins identifier sans ambiguïté le logement, le locataire et le paiement concerné. Indiquez :
- Le nom et l’adresse du bailleur ou de son mandataire ;
- Le nom du locataire ;
- L’adresse complète du logement ;
- La période couverte par le paiement ;
- Le montant du loyer hors charges ;
- Le montant des charges ;
- Le total versé ;
- La date d’émission de la quittance.
Le point à ne pas rater ? Séparer clairement le loyer et les charges. Cette distinction est expressément exigée par l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Une simple ligne « total payé : 850 € » ne suffit pas.
La signature du propriétaire n’est pas imposée. En revanche, elle reste utile sur une quittance papier pour en identifier l’auteur. Sur une quittance générée et envoyée électroniquement, il n’est pas nécessaire d’ajouter une signature manuscrite scannée.
Exemple de quittance de loyer
Il existe, à cet effet, des bordereaux pour simplifier la rédaction où il suffit de compléter les mentions.
DE : Nom, Prénom à préciser
Adresse, Code Postal, Ville
A : Destinataire
Adresse, Code Postal, Ville
Fait à Lieu, Date
Loyer : (Montant à préciser)
Provision de charges : (Montant à préciser)
Total : (Montant à préciser)
Reçu de (Nom du locataire) le (Date à préciser)
La somme de (Montant à préciser)
Correspondant à la location du logement situé au (Adresse complète à préciser)
Pour la période commençant le (Date à préciser) et finissant le (Date à préciser)
Nom, Prénom à préciser
Signature
Modèle de quittance de loyer
Télécharger gratuitement un modèle de quittance de loyer gratuit :
Comment faire une quittance de loyer en colocation ?
En colocation, tout dépend du contrat signé. Avant de créer la quittance, regardez donc le bail plutôt que le nombre de virements reçus.
Chaque colocataire possède son propre bail
Le calcul est simple : chaque occupant paie le montant prévu dans son contrat et reçoit une quittance individuelle pour cette somme.
Tous les colocataires ont signé le même bail
Le loyer porte alors sur l’ensemble du logement. Une quittance commune peut être établie au nom de tous les colocataires une fois la totalité du loyer et des charges réglée.
Si chacun verse sa part séparément, ne laissez pas entendre qu’un seul colocataire a payé l’intégralité du loyer. Vous pouvez détailler les différents versements ou remettre à chacun un document correspondant à la somme qu’il a réellement réglée.
Cette précision évite les mauvaises surprises lorsqu’un colocataire doit justifier sa part de loyer pour constituer un dossier ou demander une aide au logement, par exemple.
La quittance de loyer électronique (dématérialisée) avec Rentila
Le bailleur peut procéder à la transmission de la quittance de loyer sous forme électronique (dématérialisée), si le locataire en est d’accord. Cette remise est gratuite.
Rentila propose un logiciel de gestion locative qui génère automatiquement et envoie par email les quittances de loyer à votre locataire, c’est pratique et gratuit.
Voici comment vous pouvez facilement automatiser la création et envoi de vos quittances de loyer.
Les 3 étapes pour démarrer avec Rentila
- Créer un Bien : Créez une fiche détaillée de votre bien locatif (appartement, maison, parking, etc.) : adresse, superficie, équipements, etc.
- Créer un Locataire : Créez la fiche détaillé de votre locataire. Nom, prénoms, adresse, téléphone, occupation etc.
- Créer un Contrat de location : Associez votre bien locatif et votre locataire dans un contrat de location. Précisez la durée, le montant du loyer, les charges, etc.
Pour chaque contrat de location créé sur Rentila, les quittances de loyer et les avis d’échéance sont générés automatiquement chaque mois.
FAQs
Quand est-il nécessaire de remettre une quittance au locataire ?
Le propriétaire doit fournir une quittance à tout locataire qui en fait la demande, à condition que le loyer ait été intégralement payé.
Que faire si le locataire paie partiellement le loyer ?
En cas de paiement partiel, le propriétaire doit émettre un reçu indiquant le montant versé, le montant total dû (loyer + charges) et le solde restant. Il est important de ne pas délivrer de quittance tant que le loyer n’est pas payé en totalité.
La quittance est-elle gratuite ?
Oui. La quittance de loyer doit être fournie gratuitement. Aucun frais d’impression, d’envoi ou de gestion ne peut être facturé au locataire.
Peut-on envoyer une quittance de loyer par email ?
Oui, l’envoi électronique est autorisé. Conformément à l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, le locataire doit simplement donner son accord écrit pour recevoir des documents dématérialisés.
Quittance de loyer : l’essentiel à retenir
- La quittance atteste le paiement intégral du loyer et des charges pour une période donnée ;
- Le bailleur doit la fournir gratuitement lorsque le locataire la demande ;
- Le loyer et les charges doivent apparaître séparément ;
- Un paiement partiel donne lieu à un reçu, jamais à une quittance ;
- L’accord exprès du locataire est nécessaire pour un envoi électronique ;
- La signature du bailleur reste recommandée sur papier, mais la loi ne l’impose pas ;
- Les quittances sont à conserver pendant toute la location, puis trois ans après sa fin.
