Que votre bail de location concerne un logement vide, un logement meublé ou un commerce, délivrer une quittance de loyer n’est jamais obligatoire. Toutefois, ce simple geste s’avère extrêmement utile en cas de justification dans certaines situations. Mais comment la rédiger ? Quels sont les éléments obligatoires qui doivent y figurer ? Quand l’envoyer ?
Définition de la quittance de loyer
Un document avant tout justificatif
La quittance de loyer est un document purement justificatif, rédigé par le propriétaire bailleur et s’adresse au locataire. Il atteste, de manière officielle, que le locataire a bien payé son loyer et ses charges. Celui-ci peut conserver les différentes quittances de loyer comme justificatif de paiement, mais aussi comme justificatifs de domicile. Une quittance de loyer se conserve pendant 5 ans.
En effet, certaines administrations, à l’instar de la CAF par exemple, exigent une quittance de loyer avant l’ouverture de certains droits (aide au logement, etc.).
Ce qu’en dit la loi
La délivrance de la quittance n’est pas obligatoire. Mais si le locataire la réclame, le propriétaire bailleur ou l’administrateur du bien immobilier en question doit s’y soumettre (loi du 6 juillet 1989).
L’article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 stipule ainsi les conditions et les modalités concernant la quittance de loyer :
Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges. Aucuns frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire. Avec l’accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance. Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu.
La différence entre une quittance et un avis d’échéance
L’avis d’échéance indique au locataire le montant qu’il doit payer, avant qu’il n’ait réglé le loyer. Une fois le paiement fait, le bailleur doit produire une quittance de loyer qui atteste de la bonne réception du règlement.
Quand faut-il fournir une quittance de loyer au locataire ?
Il n’y a pas d’obligation légale d’envoyer une quittance de la part du bailleur de manière régulière. Toutefois, si le locataire en fait la demande, le bailleur doit alors lui remettre ce document. Tout manquement est alors punissable de dommages et intérêts visant à compenser un éventuel préjudice.
Nous vous rappelons que l’inexécution volontaire de cette obligation est une faute selon la jurisprudence. Le locataire peut prétendre à des dommages et intérêts.
Habituellement, pour assurer une bonne entente entre locataires et le bailleur, ce dernier lui envoie, par voie postale ou par mail (avec l’accord du locataire, d’après la loi Alur du 24 mars 2014), la ou les quittances de loyer mensuellement ou chaque trimestre après réception du paiement du loyer par chèque ou virement bancaire.
Le locataire est en droit de demander des quittances de loyer même une fois que son bail de location est résilié.
La remise de la quittance est entièrement gratuite.
Ainsi, le propriétaire bailleur ne peut aucunement facturer les frais d’envoi postal si l’envoi se fait ainsi. Cette modalité est inscrite dans l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 qui stipule clairement qu’aucuns frais liés à la gestion de la quittance ne peut facturée au locataire.
Que faire si le locataire a payé partiellement le loyer ?
En cas de paiement partiel du loyer, le propriétaire émet un reçu à la place de la quittance. Sur le document, le bailleur doit préciser : le montant payé, le montant du loyer et des charges et le solde restant à payer.
Que doit contenir une quittance de loyer ?
La formulation de la quittance ne nécessite pas de forme particulière. Plusieurs mentions obligatoires doivent figurer sur chaque quittance de loyer.
Ainsi, le propriétaire bailleur doit mentionner :
- Nom et prénom du bailleur et son adresse postale complète ;
- Nom et prénom du locataire et son adresse postale complète ;
- Période qui correspond au règlement effectué (par exemple : 1 mois, du… au…) ;
- Montant total des sommes versées pour le loyer ;
- Montant total des sommes versées pour les charges (provisions sur charges, régularisation, dépense forfaitaire, etc.) ;
- Le détail des charges ;
- Date d’émission de la quittance ;
- La signature du bailleur pour validation.
Il est indispensable que la quittance soit signée par le propriétaire afin de servir éventuellement de preuve en cas de litige ou de plainte d’impayé.
Il existe, à cet effet, des bordereaux pour simplifier la rédaction où il suffit de compléter les mentions.
DE : Nom, Prénom à préciser
Adresse, Code Postal, Ville
A : Destinataire
Adresse, Code Postal, Ville
Fait à Lieu, Date
Loyer : (Montant à préciser)
Provision de charges : (Montant à préciser)
Total : (Montant à préciser)
Reçu de (Nom du locataire) le (Date à préciser)
La somme de (Montant à préciser)
Correspondant à la location du logement situé au (Adresse complète à préciser)
Pour la période commençant le (Date à préciser) et finissant le (Date à préciser)
Nom, Prénom à préciser
Signature
Modèle de quittance de loyer
Télécharger gratuitement un modèle de quittance de loyer gratuit :
La quittance en colocation
En colocation, il faut distinguer deux cas de figure, le bail commun pour tous les colocataires et le bail individuel pour chaque colocataire.
- Bail commun : une quittance unique est délivrée au nom de tous les colocataires, pour le montant total du loyer. Et ce même si chaque colocataire a payé séparément.
- Bail individuel : une quittance individuelle est délivrée pour chaque colocataire, uniquement pour sa part du loyer.
La quittance de loyer électronique (dématérialisée) avec Rentila
Le bailleur peut procéder à la transmission de la quittance de loyer sous forme électronique (dématérialisée), si le locataire en est d’accord. Cette remise est gratuite.
Rentila propose un logiciel de gestion locative qui génère automatiquement et envoie par email les quittances de loyer à votre locataire, c’est pratique et gratuit.
Voici comment vous pouvez facilement automatiser la création et envoi de vos quittances de loyer.
Les 3 étapes pour démarrer :
- Créer un Bien
- Créer un Locataire
- Créer une Location
Pour chaque contrat de location que créé sur Rentila, les quittances de loyer et les avis d’échéance sont générés automatiquement chaque mois.
Quittance de loyer : ce qu’il faut retenir
- La quittance de loyer est un document qui atteste, de manière officielle, que le locataire a bien payé son loyer et ses charges.
- Le document doit contenir des informations obligatoires tels que les noms du bailleur et du locataire, le montant du loyer et des charges, la période, le paiement effectué et la date, la designation du bien loué.
- La délivrance de la quittance n’est pas obligatoire , mais si le locataire la réclame, le propriétaire bailleur est tenu de lui transmettre.
- L’envoi peut se faire par voie postale, par email ou remise en main propre.
- En cas de paiement partiel du loyer, le propriétaire émet un reçu à la place de la quittance.
- La remise de la quittance est entièrement gratuite, aucun frais de ne peut être demandé.
La quittance électronique, c’est pratique, gratuit et vous faites un geste pour l’environnement. Pour éviter d’augmenter la pression sur les forêts, diminuez votre consommation de papier. 
