Comment régulariser les charges locatives ?

Chaque mois, votre locataire vous verse une provision pour charges. Mais cette estimation correspond-elle aux dépenses réellement engagées ? Pour le savoir, vous devez faire les comptes au moins une fois par an. Selon le résultat, vous pourrez réclamer un complément ou devrez rembourser le trop-perçu. Mais comment régulariser les charges locatives ? On vous explique !

Quelles sont les charges récupérables auprès du locataire ?

Vous payez les factures, mais certaines ne restent pas définitivement à votre charge. Lorsqu’elles concernent l’usage du logement ou les services dont profite le locataire, vous pouvez lui en demander le remboursement. On parle alors de charges récupérables.

Elles comprennent notamment :

• l’eau froide et le chauffage collectif ;
• l’électricité, le nettoyage et l’entretien courant des parties communes ;
• une partie des dépenses liées à l’ascenseur ;
• la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

La liste des charges récupérables est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Vous ne pouvez donc pas ajouter librement une dépense sous prétexte qu’elle concerne l’immeuble. Les gros travaux, les honoraires du syndic, l’assurance de la copropriété ou encore les frais de gestion figurant sur l’avis de taxe foncière restent à votre charge.

Charges au réel ou forfaitaires : quelle différence ?

Avant de sortir la calculatrice, vérifiez votre bail. Si votre locataire verse des provisions sur charges, vous devez régulariser leur montant chaque année. S’il paie un forfait, aucun recalcul n’est possible. La différence est donc loin d’être un simple détail.

Les provisions sur charges : vous faites les comptes chaque année

Avec ce système, votre locataire vous verse chaque mois une avance sur les dépenses à venir. Son montant s’appuie sur la précédente régularisation ou, en copropriété, sur le budget prévisionnel.

Une fois les charges réelles connues, vous les comparez aux provisions encaissées :

• si le locataire n’a pas assez versé, vous lui réclamez la différence ;
• s’il a payé trop, vous lui remboursez le trop-perçu.

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose cette régularisation au moins une fois par an.

Les provisions sur charges constituent la règle en location vide classique. En location meublée ou en colocation, vous pouvez également choisir ce mode de paiement et l’indiquer dans le bail.

Le forfait de charges : pas de régularisation possible

Avec le forfait, le principe change : votre locataire verse une somme fixe, en même temps que son loyer. Son montant et sa périodicité doivent être précisés dans le bail.

Vous pouvez choisir cette solution :

• pour une location meublée ;
• pour une colocation, vide ou meublée.

Le forfait simplifie la gestion, mais il vous engage. Si les dépenses réelles dépassent le montant encaissé, vous ne pouvez pas réclamer de complément au locataire. Si elles sont moins élevées, vous ne lui remboursez pas la différence.

Son montant ne peut pas non plus être fixé au hasard. Il doit rester cohérent avec les charges réelles du logement et ne pas être manifestement disproportionné. Il peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer. Ces règles sont prévues par les articles 25-10 pour la location meublée et 8-1 pour la colocation.

Quand faut-il régulariser les charges locatives ?

Inutile d’attendre la date anniversaire du bail. La régularisation dépend de la période couverte par les charges et du moment où vous disposez des montants définitifs.

En copropriété, vous devez donc attendre l’approbation des comptes par l’assemblée générale, puis la réception du décompte transmis par le syndic. Vous pouvez alors comparer les dépenses récupérables aux provisions versées par votre locataire.

Un mois avant la régularisation, vous devez lui communiquer :

• le décompte des charges classées par nature ;
• le mode de répartition appliqué entre les locataires, dans un immeuble collectif ;
• si nécessaire, une note sur le calcul des charges collectives de chauffage et d’eau chaude ainsi que sur la consommation individuelle du logement.

Les factures et autres justificatifs ne doivent pas obligatoirement être joints au courrier. Vous devez toutefois les tenir à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l’envoi du décompte. S’il vous le demande, vous lui transmettez également le récapitulatif des charges par courrier ou par voie électronique.

Quels documents réunir pour régulariser les charges locatives ?

Avant de faire vos calculs, rassemblez les documents qui vous permettront d’identifier les dépenses récupérables et de justifier chaque montant demandé.

Vous aurez principalement besoin :

• du décompte annuel du syndic, qui distingue la part récupérable auprès du locataire des dépenses restant à votre charge ;
• du détail des clés de répartition, pour vérifier les tantièmes appliqués à votre lot selon la nature des charges ;
• des factures et contrats d’entretien, si vous avez réglé directement certaines dépenses ;
• de l’avis de taxe foncière, pour retrouver le montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères ;
• des relevés de compteurs, lorsque l’eau ou le chauffage est individualisé.

Vérifiez ensuite la période réellement occupée par le locataire. S’il est arrivé ou parti en cours d’année, vous ne pouvez pas lui imputer douze mois de charges. Certaines dépenses seront calculées au prorata de son temps de présence, tandis que les consommations individualisées devront s’appuyer sur les relevés disponibles.

Comment régulariser les charges locatives : exemple !

Pour régulariser les charges locatives, vous devez appliquer la formule suivante :

Dépenses récupérables réelles – provisions versées = montant de la régularisation

• Si le résultat est positif, le locataire vous doit un complément.
• Si le résultat est négatif, vous devez lui rembourser le trop-perçu.
• Si le résultat est nul, aucun versement supplémentaire n’est nécessaire.

Par exemple, le décompte annuel du syndic indique 1 100 € de charges récupérables pour votre logement. Vous ajoutez 100 € de taxe d’enlèvement des ordures ménagères, soit un total de :

1 100 € + 100 € = 1 200 € de charges réelles

De son côté, votre locataire a versé 90 € de provisions par mois, soit :

90 € × 12 mois = 1 080 €

Il reste donc à régulariser :

1 200 € – 1 080 € = 120 €

Vous pouvez réclamer 120 € à votre locataire. À l’inverse, si les provisions versées avaient dépassé 1 200 €, vous auriez dû lui rembourser la différence.

Régulariser les charges locatives avec Rentila

Pour gagner du temps, vous pouvez effectuer la régularisation directement depuis votre compte Rentila, dans la rubrique Outils > Régularisation des charges.

L’outil rassemble les provisions versées par le locataire et les dépenses récupérables enregistrées pendant l’année. Il calcule ensuite le solde à réclamer ou à rembourser. Retrouvez le fonctionnement détaillé dans le centre d’aide Rentila.

Comment informer le locataire de la régularisation ?

Vous devez adresser le décompte par nature de charges au locataire un mois avant la régularisation. Le courrier doit présenter clairement :

• la période concernée ;
• le total des provisions versées ;
• le montant des charges récupérables réelles ;
• le solde à payer ou à rembourser ;
• les modalités de consultation des justificatifs ;
• le nouveau montant de la provision, si celle-ci est ajustée.

Réajuster la provision pour éviter un nouvel écart

Une fois la régularisation terminée, ne refermez pas tout de suite le dossier. Si les provisions étaient trop basses ou trop élevées, ajustez-les pour l’année suivante. Vous éviterez ainsi une nouvelle régularisation importante.

Pour fixer le nouveau montant, partez des charges récupérables du dernier exercice ou du budget prévisionnel de la copropriété, puis divisez la somme par douze. Avec 1 200 € de charges annuelles, la provision peut par exemple être portée à 100 € par mois.

Informez votre locataire du nouveau montant et de sa date d’application. Pensez aussi à modifier les prochains avis d’échéance afin que le loyer et la provision pour charges apparaissent séparément.

Régulariser les charges après le départ du locataire

Les comptes se compliquent lorsque le locataire part avant leur approbation par la copropriété. Faute de décompte définitif, vous ne pouvez pas encore connaître le montant exact des charges à lui imputer.

Dans ce cas, l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 vous autorise à conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie. Cette possibilité concerne uniquement les logements situés dans un immeuble collectif et la retenue doit être justifiée.

Dès que les comptes de l’immeuble sont définitivement approuvés, vous devez effectuer la régularisation et restituer le solde éventuel dans un délai d’un mois. Si vous souhaitez clore le dossier plus rapidement, vous pouvez aussi convenir avec le locataire de solder immédiatement les comptes.

Vous avez oublié de régulariser les charges ?

Un oubli, des comptes transmis tardivement par le syndic, un changement de gestionnaire… la régularisation annuelle peut parfois passer entre les mailles du filet. Tout n’est pas perdu pour autant : vous disposez de trois ans pour réclamer les charges dues, même si le locataire a quitté le logement. Celui-ci bénéficie du même délai pour récupérer un éventuel trop-perçu. Cette prescription est fixée par l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989.

Attention cependant au rattrapage tardif. Si vous régularisez après la fin de l’année civile suivant l’année d’exigibilité des charges, le locataire peut demander à payer le complément par douzièmes, comme le prévoit l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989.

FAQs

Quelles charges peuvent être récupérées auprès du locataire ?

Seules les charges récupérables définies par la loi (eau, chauffage collectif, ascenseur, ménage, TEOM…) peuvent être imputées au locataire. Elles sont listées dans le décret du 26 août 1987.

La régularisation des charges est-elle obligatoire ?

Oui, si les charges sont payées au réel. Une régularisation doit être effectuée chaque année. Pour les charges forfaitaires, aucune régularisation n’est possible.

Quels documents le propriétaire doit-il fournir lors de la régularisation ?

Le bailleur doit mettre à disposition du locataire, pendant 6 mois, toutes les pièces justificatives : factures, état des dépenses de la copropriété, répartition des charges, TEOM.

Pendant combien de temps le propriétaire peut-il réclamer des arriérés de charges ?

Le bailleur dispose d’un délai de 3 ans pour réclamer les charges impayées, y compris après le départ du locataire (prescription triennale – loi ALUR).

Comment régulariser les charges si le locataire est déjà parti ?

Le bailleur peut conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie dans l’attente de l’arrêté annuel des comptes de copropriété, puis effectuer la régularisation dès disponibilité des éléments.

Régulariser les charges locatives, les points importants à retenir

• La régularisation de charges locatives se fait une fois par an.
• Dans ce cas de charges forfaitaires, elles ne peuvent faire l’objet d’aucune régularisation.
• Le bailleur doit tenir les pièces justificatives à la disposition des locataires durant 6 mois à compter de la régularisation des charges.
• Le bailleur peut récupérer les arriérés de charges pendant 3 ans, y compris après le départ du locataire.
• Le bailleur peut conserver au maximum 20% du dépôt de garantie jusqu’à la dernière régularisation de charges.