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état des lieux modèle gratuit à télécharger

La location d’un bien immobilier constitue parfois une source de conflits entre le bailleur et le locataire. Heureusement, il existe une procédure qui permet d’éviter ces problèmes : les état des lieux. Que vous soyez propriétaire d’un bien à louer ou locataire, informez-vous sur vos obligations et vos avantages. Le bailleur et le locataire ont intérêt de faire très attention et à noter minutieusement toutes leurs observations dans ce document.

L’état des lieux

Qu’est ce qu’un état des lieux ?

L’état des lieux est une procédure qui consiste à constater de visu un bien immobilier mis en location. Il peut s’agir d’un appartement, d’une maison, d’un bureau, d’un local commercial ou d’un parking.

L’état des lieux peut être établi à l’amiable par le bailleur (ou son mandataire) et le locataire ou par huissier de justice si l’état des lieux ne peut être réalisé à l’amiable. Il doit être fait en 2 exemplaires (un exemplaire pour le locataire, l’autre pour le bailleur).

Il aboutit à la rédaction d’un document accepté et co-signé par les deux entités. Il est conseillé que toutes les parties concernées assistent à l’état des lieux. Les annexes du logement sont également concernées par cette constatation.

La réalisation d’un état des lieux est-elle obligatoire ?

L’état des lieux d’un bien immobilier entre les deux entités est devenu obligatoire à partir du 27 mars 2014. Le décret paru le 31 mars 2016 au Journal officiel définit les règles de l’état des lieux pour tout bail de location vide ou bail de location meublée. Il est également obligatoire pour tout bail commercial définit par l’article L. 145-40-1 du code de commerce.

L’état des lieux d’entrée

Un état des lieux d’entrée doit être fait le jour de la signature du bail, lors de la remise des clés et avant l’ occupation effective. Il joint au contrat de bail. Vous pouvez utiliser le modèle proposé sur notre site.

Le document doit comporter au moins les mentions suivantes:

  • Le type d’état des lieux : d’entrée ou de sortie ;
  • La date d’établissement ;
  • La localisation du logement ;
  • Le nom ou la dénomination des parties et le domicile (siège social) du bailleur et du locataire;
  • Le cas échéant, le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux ;
  • Le cas échéant, les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie ;
  • Le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d’accès aux locaux à usage privatif ou commun ;
  • Pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l’état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Il peut être complété d’observations ou de réserves et illustré d’images ;
  • La signature des parties ou des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux ;

L’état des lieux de sortie

Un état des lieux de sortie doit être réalisé le jour du départ du locataire quand il quitte le logement et rend les clés. L’état des lieux de sortie doit être établi sur un nouveau document similaire au premier.

Pour l’état des lieux de sortie, il faut également inscrire:

  • L’adresse du nouveau domicile ou du lieu d’hébergement du locataire ;
  • La date de réalisation de l’état des lieux d’entrée ;
  • Eventuellement, les évolutions de l’état de chaque pièce et partie du logement constatées depuis l’établissement de l’état des lieux d’entrée.

En cas de litige, ces documents permettent d’établir les responsabilités de chaque partie.

Le bailleur peut remettre l’état des lieux au locataire sous format papier ou dématérialisé et l’envoyer par courriel.

La constatation avant l’occupation effective a pour objectif de décrire l’état initial du logement. Le constat à la sortie consiste à vérifier point par point si le locataire a préservé la maison en bon état.

Utilisez la même trame-type, afin de pouvoir facilement comparer les deux états des lieux au départ du locataire.

Modèle d’état des lieux gratuit

Télécharger gratuitement un Modèle état des lieux

Réaliser un état des lieux avec Rentila

Vous pouvez également utiliser le module de création d’état des lieux disponible dans votre interface de gestion, rubrique   Etat des lieux.

Comment faire l’état des lieux ?

La présentation de l’état des lieux est simple tout en étant détaillée. Par exemple, en haut de la page figurent les informations sur le bailleur et le locataire : nom, adresse, date entrée, date sortie. Le corps du document peut comporter deux colonnes : une pour l’état initial et une pour l’état final, de sortie. Chaque colonne est divisée en 4 parties : neuf, bon état, moyen, mauvais état. Le relevé des index des compteurs individuels doivent également y figurer. Durant la constatation, le locataire peut émettre ses réserves.

Observer et noter minutieusement les détails

L’état des lieux établi par les deux protagonistes concerne chaque local du logement. Ils doivent observer minutieusement les détails tels que les sols et les plafonds. Avec le temps, les traces de moisissures peuvent endommager la surface. Ils vérifient aussi la fonctionnalité des portes, les fenêtres et des équipements sanitaires. Le locataire entrant/sortant doit mentionner qu’il reconnait exact les informations établies. En fin du document figurent le lieu et la date du constat, la mention « lu et approuvé » et la signature des deux parties.

Prendre des photos

Pensez également à prendre des photos des sols, des murs, des plafonds, des portes et fenêtres, et des équipements… Ainsi vous aurez une preuve irréfutable de l’état de l’appartement.

Grille de vétusté

L’état des lieux doit prendre en compte la notion de vétusté du logement, « l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et éléments d’équipement dont est constitué le logement. »

La vétusté est l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et éléments d’équipement dont est constitué le logement.

Il est souvent compliqué d’estimer la valeur des travaux à réaliser et la repartition (locataire/bailleur) après le départ du locataire. Pour limiter les risques de contentieux, et afin de fixer leur coût, une grille de vétusté peut être ajouter à l’état des lieux, lors de la signature du bail. Cette grille définit la durée de vie théorique et des coefficients d’abattement forfaitaire annuels pour les matériaux et équipements du bien loué.

Modèles de grille de vétusté

Télécharger gratuitement un modèle de grille de vétusté

Vous pouvez lire notre dossier complet sur la vétusté et la franchise.

Modifier l’état des lieux

Le locataire peut demander au bailleur de modifier l’état des lieux d’entrée dans les 10 jours suivant sa date de réalisation pour tout élément concernant le logement ou le premier mois de la période de chauffe concernant l’état des éléments de chauffage.

Important !

La loi « Alur » accorde au locataire entrant, un droit de rectification de l’état des lieux d’entrée pendant dix jours à compter de son établissement.

Les avantages pour le bailleur et le locataire

Etablir l’état des lieux du logement présente des avantages pour les deux entités. Faute d’ entretien, la maison peut être endommagée. Pour le propriétaire, le document établi conjointement sert de preuve en cas de litige. Il peut faire la comparaison de l’état final avec l’état initial. S’il doit engager des réparations, les frais sont à la charge du locataire. Le propriétaire a le droit de prélever ces dépenses sur le dépôt de garantie, à condition que le document le prouve.

Pour le locataire, ce document de constatation le protège des éventuels litiges. Si originellement, le logement présente des défauts, ces derniers sont indiqués en détail dans l’état des lieux. Si le locataire a bien entretenu les lieux, il a le droit de récupérer la totalité du dépôt de garantie. Le plus : la mise en œuvre de cette procédure contradictoire est gratuite. Par ailleurs, le locataire peut solliciter des modifications s’il constate des anomalies pendant trois premier mois de son occupation.

Etat des lieux : ce que vous devez savoir en plus

Faire appel à un huissier

Dans certains cas, la constatation n’est pas décidée à l’amiable. A cet effet, la présence d’un huissier de justice est indispensable. Les frais y afférent sont partagés entre le propriétaire et le locataire. Pour éviter la dissimulation des vices cachés, ce dernier doit exiger que le constat se fasse dans de bonne condition d’éclairage. Par ailleurs, le dépôt de garantie sert à effectuer la remise en état du logement en fin de bail. Cependant, le bailleur n’a pas le droit de l’utiliser si la source du problème est la vétusté du bien immobilier.

En cas de litige

Tout litige et contestation portant sur l’état des lieux d’entrée ou de sortie peut être portée, par le bailleur ou le locataire, devant la commission départementale de conciliation.

Comment déduire les réparations du dépôt de garantie ?

Si, lors de l’établissement de l’état des lieux de sortie, vous constatez des dégradations relevant de la responsabilité du locataire, vous avez le droit de retenir la une partie ou la totalité du dépôt de garantie. Le bailleur doit fournir des justificatifs des sommes retenues.

Il suffit d’établir un devis par un professionnel faisant apparaitre les réparations nécessaires. En cas de contestations par le locataire, le litige peut être portée devant la commission départementale de conciliation. Le juge alors peut considerer si devis produit par le bailleur est excessif ou non.

Qu’en est-il de la législation en vigueur ?

L’état des lieux n’est pas une procédure nouvelle. L’article 1730 du Code Civil stipule que «s’il a été fait un état des lieux entre le bailleur et le preneur, celui-ci doit rendre la chose telle qu’il l’a reçue, suivant cet état, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure».

La loi du 6 juillet 1989 en son article 3 précise que le locataire peut modifier ou émettre des réserves sur l’état des lieux. Durant les trois premiers mois de son occupation, il a le droit de faire cette demande en cas de défaillance du système de chauffage. Pour ce faire, il envoie une lettre recommandée avec accusé de réception au bailleur.

La loi Alur-Duflot 2015 prévoit une clause spécifique en cas de litige sur le contenu de la constatation. Le locataire dispose de 10 jours pour demander une modification. Si le bailleur refuse sa doléance, il peut recourir à la Commission Départementale de Réconciliation. Si le problème n’est pas résolu à ce niveau, il peut saisir le Tribunal d’Instance.

Lors de la mise en location d’un bien immobilier, l’ état des lieux représente un document important. Les deux parties doivent l’établir soigneusement. Sur le plan juridique, il servira d’outil efficace pour protéger le propriétaire et/ou le locataire des éventuels litiges.

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