Départ ou changement du locataire : Quelles sont les démarches à effectuer ?

Votre locataire vous annonce son départ ? Entre l’état des lieux de sortie, la régularisation des charges et la restitution du dépôt de garantie, plusieurs formalités vous attendent avant de pouvoir relouer votre logement. De son côté, le locataire doit respecter son préavis et préparer son déménagement. Quelles sont les démarches à effectuer lors du départ ou du changement de locataire ? Voici les étapes à suivre pour clôturer le bail dans les règles et éviter les litiges.

Voici, en résumé, la procedure de départ ou changement de locataire :

1. Envoi d’un préavis au propriétaire de l’habitation.
2. Réalisation de l’état des lieux de sortie.
3. Régularisation de charges et calcul de solde de tout compte.
4. Restitution du dépôt de garantie.
5. Notification des organismes privés et publics du départ du locataire.

Propriétaires : les démarches à effectuer en cas de départ ou changement du locataire

Le départ d’un locataire ne se résume pas à récupérer les clés. En tant que propriétaire bailleur, vous devez vérifier l’état du logement, régulariser les comptes et restituer le dépôt de garantie dans les délais légaux.

Pour faciliter ces démarches, pensez à demander au locataire sa nouvelle adresse. Elle vous permettra de lui transmettre les documents et les éventuelles régularisations après son départ.

Vérifier l’état du logement

L’état des lieux de sortie doit être réalisé lors de la remise des clés, en présence du locataire et du propriétaire ou de son représentant.

Ce document permet de comparer l’état du logement à son entrée et à sa sortie. Prenez le temps d’examiner les revêtements, les équipements et les éventuelles dégradations. Pour une location meublée, vérifiez aussi le mobilier à partir de l’inventaire établi à l’entrée.

Le locataire doit rendre le logement en bon état d’entretien, mais il n’a pas à prendre en charge les dégradations liées à la vétusté. Une peinture défraîchie par le temps ne peut donc pas lui être facturée comme un mur détérioré.

En cas de désaccord empêchant l’établissement d’un état des lieux amiable, un commissaire de justice peut intervenir. Ses frais réglementés sont alors partagés entre le propriétaire et le locataire.

Régulariser les charges locatives

Lorsque les charges sont payées sous forme de provisions, vous devez comparer les sommes versées par le locataire avec les dépenses réellement récupérables.

Si les provisions sont insuffisantes, vous pouvez lui demander de régler la différence. À l’inverse, un trop-perçu doit lui être remboursé.

Pensez aussi à intégrer la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), lorsqu’elle est récupérable, en tenant compte de la période d’occupation.

En copropriété, les comptes annuels ne sont pas toujours approuvés au moment du départ. Dans ce cas, vous pouvez conserver une provision maximale de 20 % du dépôt de garantie, à condition de la justifier et de procéder à un arrêté provisoire des comptes. En revanche, cette possibilité concerne les logements situés en copropriété avec des charges restant à régulariser. Elle ne s’applique pas aux charges payées au forfait, notamment dans certaines locations meublées.

Le solde doit être régularisé et restitué dans le mois suivant l’approbation définitive des comptes de l’immeuble.

Restituer le dépôt de garantie

Une fois l’état des lieux réalisé et les clés récupérées, vous devez restituer le dépôt de garantie dans les délais prévus par la loi :

• État des lieux de sortie conforme à celui d’entrée : 1 mois
• Différences constatées entre les deux états des lieux : 2 mois

Ces délais commencent à courir à compter de la remise des clés.

Vous pouvez effectuer des retenues pour couvrir les loyers impayés, les charges restant dues ou les réparations locatives imputables au locataire. Chaque retenue doit être justifiée, à l’aide de factures, devis ou autres documents appropriés.

Attention : en cas de retard injustifié, le dépôt de garantie restant dû est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque période mensuelle commencée en retard. Cette pénalité ne s’applique pas si le locataire n’a pas communiqué sa nouvelle adresse.

Les démarches administratives en cas de départ ou changement du locataire

Le départ du locataire entraîne aussi quelques formalités administratives. La principale concerne la déclaration d’occupation du logement auprès de l’administration fiscale.

Depuis 2023, les propriétaires doivent déclarer les changements d’occupants dans le service « Gérer mes biens immobiliers », accessible depuis leur espace personnel sur impots.gouv.fr.

Vous devez ainsi signaler le départ du locataire, puis l’arrivée d’un nouvel occupant ou la période de vacance du logement. Cette déclaration permet notamment à l’administration d’établir les taxes d’habitation encore applicables, comme celle des résidences secondaires.

Pensez aussi à vérifier les relevés de compteurs et à conserver les coordonnées du locataire sortant pour les éventuelles régularisations.

En revanche, la résiliation des contrats personnels d’électricité, de gaz ou d’internet relève du locataire. Vous n’avez pas à effectuer ces démarches à sa place.

Locataires : les démarches à effectuer

Pour le locataire, quitter un logement implique aussi plusieurs obligations. Le préavis doit être respecté et les formalités accomplies avant la restitution des clés.

Résilier le bail et respecter le préavis

Un locataire peut quitter sa résidence principale à tout moment, sans attendre l’échéance du contrat de location. Il doit néanmoins prévenir son propriétaire en respectant un délai de préavis.

Ce délai dépend du type de location :

• Location vide : 3 mois, réduits à 1 mois dans certaines situations, notamment lorsque le logement se situe en zone tendue.
• Location meublée : 1 mois, sans obligation de justifier le départ.

Le préavis commence à courir à compter de la réception du congé par le propriétaire, et non à sa date d’envoi.

Le locataire reste redevable du loyer et des charges pendant cette période, même s’il quitte le logement avant son terme. Il peut néanmoins être libéré de cette obligation si un nouveau locataire entre dans les lieux avec l’accord du bailleur avant la fin du préavis.

Donner congé au propriétaire

Pour être valable, le congé doit être notifié selon l’une des formes prévues par la loi :

• Lettre recommandée avec avis de réception.
• Acte de commissaire de justice.
• Remise en main propre contre récépissé ou émargement.

Un simple courriel, SMS ou appel téléphonique ne suffit pas.

Le locataire n’a pas à motiver son départ, sauf lorsqu’il demande une réduction de préavis à un mois pour une location vide en raison d’une situation particulière. Il doit alors préciser le motif et fournir les justificatifs nécessaires dès l’envoi du congé.

Préparer l’état des lieux de sortie

Avant son départ, le locataire doit vider le logement, effectuer les réparations locatives qui lui incombent et assurer le nettoyage des lieux.

L’état des lieux de sortie permet ensuite de vérifier les éventuelles différences avec l’état initial du logement.

Lors du rendez-vous, pensez à :

• Relever les compteurs individuels d’eau et d’énergie.
• Restituer toutes les clés, badges et télécommandes.
• Vérifier les équipements et le mobilier en location meublée.
• Communiquer la nouvelle adresse au propriétaire.

Une fois l’état des lieux signé et les clés remises, le propriétaire pourra établir le solde des sommes éventuellement dues.

Récupérer le dépôt de garantie

Le locataire récupère son dépôt de garantie dans un délai de 1 ou 2 mois après la remise des clés, selon les différences constatées entre les états des lieux.

Des retenues peuvent être effectuées pour les sommes restant dues ou les dégradations qui lui sont imputables. Elles doivent être justifiées par le propriétaire.

En cas de désaccord sur les montants retenus, le locataire peut demander les justificatifs et contester les sommes réclamées.

Quelles démarches administratives effectuer après le déménagement ?

Avant de quitter le logement, le locataire doit penser à résilier ou transférer ses contrats d’électricité, de gaz, d’eau lorsque l’abonnement est individuel, et d’internet.

Il doit aussi signaler son changement d’adresse aux organismes concernés : Assurance maladie, CAF ou MSA, banque, assureur et administration fiscale, selon sa situation.

Enfin, il est recommandé de conserver le bail, les états des lieux, les justificatifs de paiement et les documents relatifs à la restitution du dépôt de garantie. Ils pourront être utiles en cas de contestation ultérieure.

Que faire en cas de litige lors du départ du locataire ?

Une contestation peut survenir au sujet des réparations, de la régularisation des charges ou du dépôt de garantie.

Avant d’engager une procédure judiciaire, mieux vaut privilégier un échange écrit et transmettre les justificatifs nécessaires. Si aucun accord n’est trouvé, le propriétaire ou le locataire peut saisir gratuitement la commission départementale de conciliation (CDC), lorsque le litige relève de sa compétence.

Pour les demandes dont le montant ne dépasse pas 5 000 €, une tentative de résolution amiable est en principe obligatoire avant de saisir le juge. Elle peut notamment passer par un conciliateur de justice ou la CDC.

En dernier recours, le litige peut être porté devant le juge des contentieux de la protection du tribunal judiciaire dont dépend le logement.

FAQ : départ ou changement du locataire

Un propriétaire peut-il faire visiter le logement pendant le préavis ?

Oui, si le bail prévoit un droit de visite pour permettre la relocation. Les visites doivent respecter les conditions légales : elles ne peuvent pas être imposées les dimanches et jours fériés, ni dépasser deux heures par jour ouvrable. Le propriétaire doit aussi convenir des modalités d’accès avec le locataire et ne peut pas entrer sans son autorisation.

Que se passe-t-il si un colocataire quitte le logement ?

Lorsqu’un seul colocataire donne congé, le bail se poursuit avec les autres occupants. Si le contrat comporte une clause de solidarité, le colocataire sortant et sa caution peuvent rester engagés pendant six mois après la fin du préavis, sauf si un nouveau colocataire figure au bail avant ce terme. Dans une colocation à bail unique, le dépôt de garantie n’est restitué par le propriétaire qu’à la fin de la colocation.

Le propriétaire peut-il retenir le dépôt de garantie sans état des lieux de sortie ?

En l’absence d’état des lieux de sortie, le logement est généralement présumé avoir été restitué en bon état, ce qui complique la justification des dégradations. Le propriétaire peut néanmoins retenir des sommes pour des impayés de loyers ou de charges dûment justifiés. Les conséquences précises dépendent des circonstances dans lesquelles l’état des lieux n’a pas été établi.

L’essentiel à retenir

• Le locataire doit donner congé en respectant un préavis de 1 ou 3 mois selon le type de location et sa situation.
• L’état des lieux de sortie permet de constater les éventuelles dégradations et de distinguer celles-ci de la vétusté normale.
• Le dépôt de garantie doit être restitué sous 1 ou 2 mois, avec des retenues justifiées si nécessaire.
• Les charges locatives doivent être régularisées. En copropriété, une provision maximale de 20 % du dépôt de garantie peut être conservée dans l’attente de l’approbation des comptes.
• Le propriétaire doit déclarer le changement d’occupant dans le service Gérer mes biens immobiliers.
• En cas de litige, une démarche amiable peut permettre de trouver une solution avant de saisir la justice.