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Départ ou changement du locataire : Quelles sont les démarches à effectuer

Quand un locataire quitte le logement qu’il occupe, c’est la fin du bail. Quelques démarches, aussi bien du côté du locataire que du propriétaire, sont à respecter avant et après avoir quitté les lieux. Voici la liste de démarches à effectuer en cas de départ ou changement du locataire.

Du coté des propriétaires

Propriétaire: les démarches à effectuer en cas de départ ou changement du locataire

D’abord, n’oubliez pas de demander la nouvelle adresse du locataire, vous y enverrez le dépôt de garantie. La caution sera envoyée avec les justificatifs de diverses factures et taxes en cas de retenue. En cas d’oubli, vous devrez probablement payer la taxe d’habitation qui est pourtant à la charge du locataire.

L’état du logement

Le locataire doit rendre le logement à son état d’origine, la rénovation n’est pas nécessaire. Cependant, le locataire doit avoir assuré l’entretien du logement mais ne doit pas avoir entrepris de transformations sans l’accord du bailleur. Dans ce dernier cas, le locataire doit remettre le logement à son état d’origine à sa charge.

La régularisation des charges

Les provisions versées par le locataire pendant l’année doivent être régularisées. Reprenez le dernier arrêté des comptes pour calculer la régularisation des charges. N’oubliez pas la part de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères qui est aussi récupérable auprès du locataire (au prorata au temps d’occupation).

Souvent, l’arrêté des comptes de copropriété n’a pas encore eu lieu alors que le propriétaire ne dispose que de maximum 2 mois pour restituer le dépôt de garantie.

Quelle solution ? Estimer la partie locative en reprenant l’arrêté des comptes de l’année précédente pour calculer la régularisation des charges.

La jurisprudence vous autorise à garder 20% du dépôt de garantie pour assurer le paiement des charges jusqu’à l’arrêté des comptes. Vous devez aussi déduire les taxes d’ordures ménagères pendant l’occupation du logement.

La remise du dépôt de garantie

Vous ou votre représentant devez restituer la caution versée par le locataire au moment de la signature du bail.

Pour les baux signés depuis le 9 juillet 2008, le montant de la caution à restituer dans son intégralité au locataire, est l’équivalent d’un mois de loyer pour les locations vides et de deux mois pour les locations meublées. Toutefois, vous pouvez retenir le montant de loyer impayé, différentes charges, coût de réparation ou de dégradation s’ils sont justifiés. Cette retenue doit être justifiée par un devis et le relevé des charges. Attention : l’usure n’est pas considéré comme dégradation.

Si le bail a été signé avant le 27 mars 2014

Le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai maximal de 2 mois à compter de la restitution des clefs par le locataire.

Si le bail a été signé depuis le 27 mars 2014

Le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai maximal de 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, 2 mois si l’état des lieux de sortie révèle des différences avec l’état des lieux d’entrée.

Certains propriétaires de logement en copropriété conservent la caution durant la validité annuelle des comptes de la copropriété.

Les démarches administratives en cas de départ ou changement du locataire

Informez les organismes privés et publics. Assurez vous de l’arrêt des comptes auprès des fournisseurs d’électricité, d’eau, de gaz et de téléphone.

A Noter !

Pensez à signaler le changement d’adresse du locataire au service des impôts dont dépend le logement, c’est pour ne pas vous retrouver à payer la taxe d’habitation qui est due par le locataire qui occupait le logement au 1er janvier de l’année.
Cliquez ici pour trouvez votre centre d’impôts.

Modèle de lettre depart du locataire

Téléchargez un modèle de Déclaration au départ du locataire.
Téléchargez également un modèle d’Attestation de fin du bail.

Du coté des locataires

Locataire: les démarches à effectuer

Les démarches à effectuer en cas de déménagement sont plus simples que celles que doivent effectuer un bailleur, si vous êtes locataire. Vous devez seulement résilier votre contrat de location en respectant le préavis.

La résiliation du bail

Avant de déménager, il faut avant tout prévenir votre propriétaire en lui envoyant un préavis par lettre recommandée. Le délai de préavis est généralement de 3 mois si vous résidez en location vide mais il pourrait n’être que d’un mois, selon votre cas (en savoir plus ici). Si vous louez un appartement meublé, quel que soit votre cas, vous avez un délai de préavis d’un mois.

Donner un congé

Si le logement est votre résidence principale, vous pouvez donner à tout moment , un congé à votre propriétaire pour ne pas être obligé à effectuer un séjour minimum dans le logement, c’est la règle dite « d’ordre public », le bailleur doit accepter le congé même si le contrat de location dure plus longtemps. En revanche, vous ne pouvez pas dépasser le délai de départ.

L’annonce du congé doit être remise au bailleur sous forme de lettre recommandée, d’acte de huissier ou en main propre contre émargement ou récépissé pour un contrat de location vide reconduit.

Vous ne devez donc pas annoncer le congé par lettre simple ni par téléphone ni par courriel, fax ou texto.
En revanche, vous n’êtes pas obligé de vous formaliser pour préciser les motivations de votre départ auprès de votre bailleur, si c’est votre résidence principale.

Si le logement est une résidence secondaire ou une location de vacances, faites attention car les clauses du contrat sont obligatoires. Pour les locations de courtes durées, il n’est pas nécessaire de donner congé, l’obligation est de s’acquitter des loyers et des charges jusqu’à la fin du contrat de location.

Au moment du départ, l’état du logement

Au moment de libérer le logement et remettre les clés à votre bailleur, vous devez établir avec lui un état des lieux. S’il y a désaccord, la présence d’un huissier est nécessaire. Afin d’éviter tout litige avec le propriétaire, prévoyez un grand nettoyage pour la visite ainsi vous mettez toutes les chances de votre côté pour récupérer la totalité de la caution.

Le bailleur doit relever les index d’électricité, d’installation d’eau chaude et de chauffage.

Le dépôt de garantie

Puis, le propriétaire doit vous restituer la caution au plus tard deux mois après la remise des clés (un mois si l’état des lieux ne relève aucun problème), sinon une majoration de 10% d’un mois de loyer s’imposera à lui, chaque mois où vous n’avez pas encore touché la totalité du dépôt de garantie.

Démarches administratives

Informez les organismes privés et publics de votre changement d’adresse. C’est au bailleur normalement de vérifier les clôtures de compte d’électricité, d’eau, de téléphone et de gaz mais effectuez quand même ces démarches pour ne pas avoir à payer des factures qui ne sont pas à vous.

N’oubliez pas de mentionner votre nouvelle adresse.

A noter !

Sur le site mon.service-public.fr, vous pouvez faire la Déclaration de changement de coordonnées afin de communiquer en une seule fois votre nouvelle adresse aux différentes administrations et organismes privés : Centre des impôts, CAF, Caisse Primaire d’Assurance Maladie, La Poste, Mutuelle, Pôle Emploi, EDF…

Les litiges

En cas de litige, qu’il s’agisse de la remise de la caution, l’état des lieux, les charges à payer, les réparations à effectuer, les différentes normes, l’augmentation de loyer, les deux parties (le bailleur et le locataire) peuvent faire appel gratuitement à la CDC (Commission Départementale de Conciliation) siégée à la DDT ou à la préfecture. Pour cela, il faut envoyer à la CDC une lettre recommandée, vous recevrez chacun de votre côté une convocation. La commission tranchera deux mois après la concertation.

Le plus simple pour éviter les litiges, pour les coûts de réparation, c’est que le locataire fasse les petites réparations du logement avant de le quitter. Sinon, le bailleur doit faire un devis des réparations.

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