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Comment bien faire un état des lieux

La location d’un bien immobilier constitue parfois une source de conflits entre le bailleur et le locataire. Heureusement, il existe une procédure qui permet d’éviter ces problèmes : les état des lieux. Que vous soyez propriétaire d’un bien à louer ou locataire, informez-vous sur vos obligations et vos avantages. Le bailleur et le locataire ont intérêt de faire très attention et à noter minutieusement toutes leurs observations dans ce document.

Qu’est ce qu’un état des lieux ?

L’état des lieux est une procédure qui consiste à constater de visu un bien immobilier mis en location. Il peut s’agir d’un appartement, d’une maison, d’un bureau, d’un local commercial ou d’un parking.

L’état des lieux peut être établi à l’amiable par le bailleur (ou son mandataire) et le locataire ou par huissier de justice si la procédure ne peut être réalisé à l’amiable. Il doit être fait en 2 exemplaires (un exemplaire pour le locataire, l’autre pour le bailleur).

Il aboutit à la rédaction d’un document accepté et co-signé par les deux entités. Il est conseillé que toutes les parties concernées assistent à l’état des lieux. Les annexes du logement sont également concernées par cette constatation.

Est-ce obligatoire ?

L’état des lieux d’un bien immobilier entre les deux entités est devenu obligatoire à partir du 27 mars 2014. Le décret paru le 31 mars 2016 au Journal officiel définit les règles de l’état des lieux pour tout bail de location vide ou bail de location meublée. Il est également obligatoire pour tout bail commercial définit par l’article L. 145-40-1 du code de commerce.

L’état des lieux d’entrée

Un état des lieux d’entrée doit être fait le jour de la signature du bail, lors de la remise des clés et avant l’ occupation effective. Il joint au contrat de bail. Vous pouvez utiliser le modèle proposé sur notre site.

Le document doit comporter au moins les mentions suivantes:

  • Le type : d’entrée ou de sortie ;
  • La date d’établissement ;
  • La localisation du logement ;
  • Le nom ou la dénomination des parties et le domicile (siège social) du bailleur et du locataire;
  • Le cas échéant, le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social des personnes mandatées pour le réaliser ;
  • Le cas échéant, les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie ;
  • Le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d’accès aux locaux à usage privatif ou commun ;
  • Pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l’état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement. Il peut être complété d’observations ou de réserves et illustré d’images ;
  • La signature des parties ou des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux ;

L’état des lieux de sortie

Un état des lieux de sortie doit être réalisé le jour du départ du locataire quand il quitte le logement et rend les clés. Il doit être établi sur un nouveau document similaire au premier.

Pour l’état des lieux de sortie, il faut également inscrire:

  • L’adresse du nouveau domicile ou du lieu d’hébergement du locataire ;
  • La date de réalisation de l’état des lieux d’entrée ;
  • La signature des parties ou des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux ;
  • Eventuellement, les évolutions de l’état de chaque pièce et partie du logement constatées depuis l’établissement de l’état des lieux d’entrée.

En cas de litige, ces documents permettent d’établir les responsabilités de chaque partie.

Le bailleur peut remettre le document au locataire sous format papier ou dématérialisé et l’envoyer par courriel.

La constatation avant l’occupation effective a pour objectif de décrire l’état initial du logement. Le constat à la sortie consiste à vérifier point par point si le locataire a préservé la maison en bon état.

Utilisez la même trame-type, afin de pouvoir facilement comparer les deux états des lieux au départ du locataire.

Modèle d’état des lieux gratuit

Télécharger gratuitement un Modèle état des lieux

Réaliser un état des lieux avec Rentila

Vous pouvez également utiliser le module de création d’état des lieux disponible dans votre interface de gestion, rubrique   Etat des lieux.

L’importance de bien faire un état des lieux

L’état des lieux est l’un des moments clé de la location. Il est très important de bien le faire, le moindre oubli peut vous coûter cher !

Voici comment préparer votre état des lieux:

  • Téléchargez et imprimez un modèle d’état des lieux ou utilisez notre application mobile pour Android ou iOS.
  • Prévoyez un rendez-vous en journée : il est plus facile d’évaluer l’état d’un logement lorsqu’il fait jour.
  • Prévoyez à ce que le logement soit alimenté en électricité, eau et gaz pour tester les équipements.

Les informations requises

Une liste précise des éléments à prendre en compte est à présent définie par décret. D’autres peuvent y être ajoutés par le bailleur, mais il s’agit ici des points obligatoires. On y trouve notamment :

  • Le type : entrée ou sortie
  • Date de réalisation.
  • Adresse du logement.
  • Nom et adresse du bailleur.
  • En cas de délégation de l’état des lieux, nom et dénomination des personnes ou de l’entreprise mandatée pour le réaliser.
  • Relevé des compteurs individuels d’eau, d’électricité et de gaz.
  • Descriptif des clefs requises pour accéder aux différentes zones du logement loué.
  • Pour chaque, pièce descriptif précis de l’état des revêtements des sols, murs et plafonds. Des photographies peuvent compléter le descriptif.
  • Descriptif précis des différents éléments ou équipements du logement. Cette partie peut également être illustrée de photographies.
  • La signature des différentes parties prenant part à l’état des lieux.

Pour faire un état des lieux de sortie, devront être ajoutés :

  • L’adresse du nouveau domicile du locataire.
  • La date de réalisation de l’état des lieux de sortie.
  • Les évolutions de l’état de chacune des pièces ou des équipements constatés depuis l’état des lieux d’entrée. Il est pour cela requis de faire apparaitre les différences sur un document unique ou du moins sur 2 documents ayant une présentation similaire pour une comparaison objective.

Modèle d’état des lieux gratuit

Télécharger gratuitement un Modèle état des lieux

Réaliser un état des lieux avec Rentila

Vous pouvez également utiliser le Module de création d’état des lieux disponible dans votre interface de gestion.

Ce à quoi il faut être attentif

L’état des lieux décrit en détail votre logement. Ne négligez aucune pièce et n’hésitez pas à noter la moindre particularité. Serrure cassée, parquet rayé ou robinetterie en mauvais état, tout y est inscrit.

Une fissure par-ci, une tache par-là, chaque détail est important, rien ne doit vous échapper !

Notez noir sur blanc tous ces détails :

  • Prenez votre temps pour examiner la pièce et n’hésitez pas à retourner plusieurs fois dans une même pièce.
  • Vérifiez l’état des murs et du plafond: fissures, tâches, traces d’eau, déchirures…
  • Vérifiez l’état des sols: rayures, trous, tâches…
  • Vérifier l’état des portes et fenêtres et mentionner les éventuels défauts.
  • Vérifiez l’état des serrures.
  • Ouvrez les robinets, vérifiez leur entartrage et l’écoulement.
  • Vérifiez les sanitaires: entartrage, fuites.
  • Vérifier l’état de fonctionnement de l’installation électrique, du chauffage, des aérations.
  • Allumez les interrupteurs pour voir si tous les luminaires fonctionnent. Notez s’il manque des ampoules.
  • Notez sur l’état des lieux le relevé des compteurs (électricité, gaz, eau).
  • Prenez des photos.
Important !

Il est important de savoir que le locataire peut demander au bailleur des compléments à l’état des lieux d’entrée dans les 10 jours suivant sa signature.

Pendant le premier mois de la période de chauffe, il peut demander que l’état des lieux soit complété par l’état des éléments de chauffage.

La notion de vétusté

L’état des lieux doit prendre en compte la notion de vétusté du logement, « l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et éléments d’équipement dont est constitué le logement.».

La vétusté est l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et éléments d’équipement dont est constitué le logement.

Il est souvent compliqué d’estimer la valeur des travaux à réaliser et la repartition (locataire/bailleur) après le départ du locataire. Pour limiter les risques de contentieux, et afin de fixer leur coût, une grille de vétusté peut être ajouter à l’état des lieux, lors de la signature du bail. Cette grille définit la durée de vie théorique et des coefficients d’abattement forfaitaire annuels pour les matériaux et équipements du bien loué.

Cependant aucune grille type n’a été fournie, il faudra donc se référer aux grilles appliquées par les bailleurs sociaux, négociées avec les associations de locataires. Ces grilles fixent des durées de vie théoriques des différents matériaux et un coefficient d’abattement forfaitaire annuel fixant un montant de réparations auquel pourrait être tenu le locataire.

Modèles de grille de vétusté

Télécharger gratuitement un modèle de grille de vétusté

Protéger le locataire et le bailleur

La publication des nouvelles modalités de réalisation des états de lieux a pour but notamment de limiter les conflits qui arrivent fréquemment au moment des départs de locataires.

D’une part, le bailleur ne pourra plus abuser de son locataire en lui faisant payer un vieillissement normal du papier peint par exemple. Et d’un autre côté, il deviendra plus facile à un bailleur de justifier une retenue sur le dépôt de garantie, s’il se réfère à un document détaillé et illustré, faisant mention de points spécifiques, et permettant une comparaison juste des états avant et après.

Ceci-dit, cette nouvelle liste de points à prendre en compte ne solutionnera pas complètement ce moment toujours considéré comme délicat par les 2 parties.

Quelques astuces et conseils pourront vous aider à gérer au mieux vos états de lieux de sortie.

Comment minimiser les conflits possibles

Prenez votre temps à réaliser l’état des lieux

Il est indispensable de se donner du temps pour réaliser bien faire un état des lieux d’entrée. Si vous le prenez à la légère, vous le regretterez… Prenez donc votre temps, même si votre bailleur ou votre locataire vous semble plus pressé que vous.

Evidemment, l’essentiel se joue au départ, lors de l’état des lieux d’entrée. Et le postulat de départ est bien sûr que les 2 parties, bailleur et locataire soient objectifs et honnêtes !

Soyez spécifique et n’oubliez rien

Ensuite, soyez le plus spécifique possible. Evitez les termes génériques de type, « bon état », qui peuvent être interprétés différemment selon les personnes. Le mieux reste de prendre des photos. Ce qui permettra quelques mois ou quelques années plus tard une comparaison imparable.

Attention également à ne rien oublier, notamment en tant que locataire. Il ne faut pas uniquement se concentrer sur les tâches présentes aux murs ou au sol, vérifiez toutes les fonctionnalités : interrupteurs, présence de toutes les ampoules, essai de tous les robinets, eau chaude et froide, traces éventuelles de fuites, chasse d’eau, stores …

Dans la cas de location meublée, testez également l’ensemble des équipements (ouvrez le frigidaire, testez le micro-onde…) et surtout vérifiez l’exactitude de l’inventaire remis !

Pour le chauffage, si vous êtes en été, la loi vous permettra de modifier l’état des lieux d’entrée à l’issue du premier mois de chauffe.

La grille de vétusté

Enfin, en tant que bailleur, une astuce peut être de remettre au locataire dès son entrée une petite liste (grille de vétusté) des différents coûts selon le type de détérioration. Le locataire sera ainsi au courant des montants qui pourraient lui être demandés, ce qui simplifiera les discussions à l’issue. C’est notamment très utile en cas de location meublée, tout équipée, où la probabilité de casse est plus importante.

Pas de modifications du logement sans l’accord du propriétaire

Il est également important de préciser qu’aucune modification du logement ne peut être entreprise sans l’accord du propriétaire, même aux frais du locataire. Par exemple, si un locataire installe un parquet flottant ou repeint un mur sans avoir eu l’accord du bailleur, il s’expose à devoir tout remettre en état à ses frais lors de son départ, et ce même s’il s’agit d’une réelle amélioration du lieu de vie.

Gardez une bonne relation avec le locataire

Ainsi de manière générale, la règle la plus importante à retenir, que l’on soit bailleur ou locataire est de créer et de maintenir la meilleure communication possible entre les parties, ce qui peut se faire aujourd’hui, de manière non intrusive, avec les emails.

Ce que vous devez savoir en plus

Faire appel à un huissier

Dans certains cas, la constatation n’est pas décidée à l’amiable. A cet effet, la présence d’un huissier de justice est indispensable. Les frais y afférent sont partagés entre le propriétaire et le locataire. Pour éviter la dissimulation des vices cachés, ce dernier doit exiger que le constat se fasse dans de bonne condition d’éclairage. Par ailleurs, le dépôt de garantie sert à effectuer la remise en état du logement en fin de bail. Cependant, le bailleur n’a pas le droit de l’utiliser si la source du problème est la vétusté du bien immobilier.

En cas de litige

Tout litige et contestation portant sur l’état des lieux d’entrée ou de sortie peut être portée, par le bailleur ou le locataire, devant la commission départementale de conciliation.

Comment déduire les réparations du dépôt de garantie ?

Si, lors de l’établissement de l’état des lieux de sortie, vous constatez des dégradations relevant de la responsabilité du locataire, vous avez le droit de retenir la une partie ou la totalité du dépôt de garantie. Le bailleur doit fournir des justificatifs des sommes retenues.

Il suffit d’établir un devis par un professionnel faisant apparaitre les réparations nécessaires. En cas de contestations par le locataire, le litige peut être portée devant la commission départementale de conciliation. Le juge alors peut considerer si devis produit par le bailleur est excessif ou non.

Qu’en est-il de la législation en vigueur ?

L’article 1730 du Code Civil stipule que «s’il a été fait un état des lieux entre le bailleur et le preneur, celui-ci doit rendre la chose telle qu’il l’a reçue, suivant cet état, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure».

La loi du 6 juillet 1989 en son article 3 précise que le locataire peut modifier ou émettre des réserves sur l’état des lieux. Durant les trois premiers mois de son occupation, il a le droit de faire cette demande en cas de défaillance du système de chauffage. Pour ce faire, il envoie une lettre recommandée avec accusé de réception au bailleur.

La loi Alur-Duflot 2015 prévoit une clause spécifique en cas de litige sur le contenu de la constatation. Le locataire dispose de 10 jours pour demander une modification. Si le bailleur refuse sa doléance, il peut recourir à la Commission Départementale de Réconciliation. Si le problème n’est pas résolu à ce niveau, il peut saisir le Tribunal d’Instance.

Lors de la mise en location d’un bien immobilier, l’ état des lieux représente un document important. Les deux parties doivent l’établir soigneusement. Sur le plan juridique, il servira d’outil efficace pour protéger le propriétaire et/ou le locataire des éventuels litiges.

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