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Comment fixer les provisions sur charges

Que ce soit en gestion immobilière, ou en gestion d’entreprise ou bien encore en gestion d’un budget familial, afin d’assumer correctement les charges fixes, une provision de charges est toujours nécessaire. Dans le cadre d’une gestion immobilière…

Les provisions sur charges

Tous les locataires le savent bien, les loyers s’entendent « hors charges » ou « charges comprises ». Si les loyers sont globalement fixés librement par les propriétaires en fonction de l’IRL (l’indice de référence des loyers), du type de logement, de sa situation, de son standing et des prix du marché local, en revanche, les charges inhérentes au logement doivent, elles, s’appuyer sur des estimations très précises et justifiables.

Que sont les provisions sur charges ?

Parce que chaque bien immobilier représente un certain coût annuel en matière de charges fixes, les propriétaires fractionnent les charges inhérentes aux locataires. Payées mensuellement ou au trimestre, ces avances doivent servir à honorer les factures annuelles des charges fixes qui incombent aux occupants d’un logement meublé ou non. Le paiement de ces charges est fractionné, réglable avec le loyer mensuel et lissé sur l’année et afin d’éviter aux locataires une facture trop lourde en fin d’exercice comptable.

Comment fixer les provisions sur charges ?

Le montant de ces provisions sur charges est basé sur une estimation des charges de l’année précédente.

Mais attention, toutes les charges inhérentes à un logement ne sont pas à la la charge du locataire. La loi et les différentes jurisprudences ont redessinées les contours des charges inhérentes au locataire et celles inhérentes au bailleur. De plus les charges qui incombent au locataire doivent être réglées en temps en heure par le propriétaire qui fera, en fin d’exercice comptable annuel, un récapitulatif (preuves à l’appui) de ces dépenses annuelles. A ce moment là, deux cas de figure se présenteront :

  • Soit le locataire aura trop versé de charges par rapport aux montants réellement payés par le bailleur, auquel cas, la différence viendra en déduction du montant d’un loyer.
  • Soit le locataire n’aura pas assez versé de charges par rapport aux montants réellement payés par le bailleur et là, il devra s’honorer de la différence.

Les charges locatives récupérables par le propriétaire sur le locataire peuvent se faire de deux manières :

  • soit en appliquant les charges au réel comme nous venons de le voir,
  • soit de manière forfaitaire.

Dans ce second cas, aucun delta n’est applicable. C’est à dire qu’aucun solde ne peut être réclamé au locataire ni lui être reversé ; il s’agit d’un forfait annuel.

Quel que soit le mode de calcul choisi par le bailleur, il doit impérativement être stipulé en détail dans le bail de location dès sa signature et acceptation par les deux parties.

De quelles charges s’agit il ?

Dans le cadre d’un contrat de location, appelé bail, il y a certaines obligations et certains frais inhérents au seul propriétaire des lieux et d’autres qui incombent directement au locataire. Si la répartition de certaines charges reste encore un peu flou, ces dernières sont globalement bien répertoriées par la loi et de nombreuses jurisprudences.

Les provisions sur charges à régler mensuellement avec le loyer correspondent à :

  • Dans le cadre d’une copropriété dotée d’un gardien qui assure l’entretien des parties communes et la sortie des poubelles, 75% du salaire (y compris les charges fiscales et sociales) de ce gardien sont à la charge des locataires.
  • S’il s’agit d’une résidence dotée d’un ascenseur, certaines charges sont récupérables sur les locataires : l’électricité de l’ascenseur, son entretien y compris les produits nécessaires à son entretien et à sa propreté, ainsi que les petites réparations de la cabine.
  • L’eau nécessaire à l’entretien de toutes les parties communes, y compris les extérieurs et autres espaces verts est à la charge des locataires.
  • L’eau chaude, l’eau froide et toutes les énergies nécessaires et utilisées dans le cadre d’un chauffage collectif et ce, au prorata du nombre d’habitants par logement.
  • L’électricité et l’entretien des installations électriques des parties communes.
  • L’entretien et le matériel des parties communes intérieures et extérieures (couloirs, sas d’entrée, escaliers, parking, voies d’accès…
    Taxe de ramassage des ordures ménagères et de balayage ainsi que la taxe d’assainissement.

La régularisation des provisions sur charges

S’il n’a pas procédé à l’apurement des charges locatives annuellement, le bailleur n’a que trois ans pour réclamer la différence à ses locataires (contre 5 ans avant la loi Alur de 2014). Une fois que le propriétaire a clairement établi le détail des charges de l’année écoulée, il doit en tenir le détail (factures à l’appui) à disposition du locataire pendant une durée de six mois.

Si le départ du locataire se fait avant la fin de l’exercice comptable ou de l’assemblée générale annuelle de copropriété, le bailleur est en droit de conserver une provision de 20% sur le montant de garanti déposé initialement à la signature du bail. La différence entre les charges versées depuis le début de l’exercice annuel et la régularisation de fin d’année sera éventuellement couverte par toute ou partie de ces 20%, sinon la différence sera reversée au locataire dès la clôture des comptes.

Les charges au forfait ne peuvent faire l’objet d’aucune régularisation

Si le propriétaire opte pour le paiement d’un forfait de charges, il détermine une somme fixe ou un pourcentage du loyer qui couvre alors l’ensemble des charges. Le propriétaire ne peut pas récupérer d’autres dépenses auprès du locataire.

Dossier complet sur la régularisation de charges

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