Envoyer la quittance à son locataire
Locataires invités et connectés à Rentila
Envoi automatique de l’avis d’échéance
Les locataires invités, connectés, ayant accès à Rentila reçoivent automatiquement une notification par e-mail (cette option peut être activée/désactivée dans la fiche de location) dès la génération de leur loyer dans la rubrique « Finances ». L’e-mail contient un lien direct pour télécharger le document, l’avis d’échéance ou la quittance.
Les locataires non connectés, que vous n’avez pas invités, ne reçoivent pas d’e-mails automatiques de la part de Rentila.
Envoi manuel de la quittance ou l’avis d’échéance
Une fois le paiement marqué comme « Payé » dans la rubrique « Finances », vous pouvez envoyer manuellement la quittance en utilisant l’action « Envoyer la quittance » à droite. Le système renverra l’e-mail de notification avec le lien de téléchargement direct du document.
Envoi de la quittance après avoir enregistré un paiement
Lorsque vous enregistrez un paiement à partir du formulaire « Enregistrer un paiement », vous avez également la possibilité de cocher la case « Envoyer la quittance ». Cela déclenchera l’envoi d’une notification au locataire.
Locataires non connectés ou sans adresse e-mail
Pour les locataires qui n’ont pas d’adresse e-mail ou qui ne souhaitent pas accepter l’invitation, vous pouvez :
- Télécharger le document (avis d’échéance ou quittance) au format PDF et l’envoyer par e-mail via votre messagerie.
- Télécharger le document (avis d’échéance ou quittance) au format PDF et l’envoyer par la poste.
Pourquoi ne pas envoyer d’e-mails aux locataires non connectés ?
La décision de ne pas envoyer de notifications par e-mail aux locataires non connectés est prise pour plusieurs raisons, notamment les préoccupations de confidentialité et de sécurité, ainsi que pour réduire le volume d’e-mails non sollicités (spam) pour les utilisateurs.
- Respect de la vie privée : Certains locataires, qui ne veulent pas avoir un compte Rentila, peuvent préférer que leur boîte de réception e-mail ne soit pas inondée de notifications de messages internes. Le logiciel respecte leur choix en ne leur envoyant pas de notifications s’ils ne sont pas connectés.
- Sécurité : L’envoi de notifications par e-mail peut exposer les utilisateurs à des risques de sécurité, tels que des e-mails de phishing prétendant provenir du système de messagerie interne. En limitant les notifications par e-mail aux utilisateurs connectés, le logiciel réduit ces risques.
- Inciter l’utilisation de Rentila : L’objectif est d’encourager les locataires à se connecter à la plateforme, ce qui peut contribuer à une utilisation plus efficace et à une meilleure expérience utilisateur globale.
