Avenant au contrat de location
Un avenant vous permet de modifier un contrat de location en cours sans avoir à le recréer. Rentila génère le document correspondant, le fait signer électroniquement par le bailleur et les locataires, puis reporte automatiquement la modification sur le bail à la date convenue.
Créer un avenant
Ouvrez le contrat de location concerné, puis l’onglet « Avenants ». Cliquez sur « Créer un avenant ». Vous pouvez ajouter plusieurs avenants à un même contrat.
L’onglet « Informations générales » réunit les informations communes à tous les avenants :
- Le « Type » d’avenant,
- La « Date » d’entrée en vigueur : c’est à cette date que la modification prendra effet. Elle doit être postérieure à la date de début du bail,
- Un « Identifiant » ou une « Référence » : un numéro unique, si vous en utilisez un,
- Le « Motif » de l’avenant.
Si un avenant du même type prenant effet à la même date est déjà en cours, Rentila vous le signale plutôt que d’en créer un second.
Renseigner la modification
Le formulaire s’adapte au type choisi. Dans chaque cas, le champ « Dispositions » vous permet d’ajouter un texte libre qui sera repris sur le document.
- Loyer et charges — choisissez d’abord le « Type de modification » : « Loyer et charges », « Loyer » seul ou « Charges » seules. Saisissez ensuite le « Nouveau loyer HC », les « Nouvelles charges » et le « Nouveau loyer CC ». Les montants actuels du bail sont rappelés sous chaque champ.
- Durée du bail — saisissez la « Nouvelle date de fin ». La date de fin actuelle est rappelée.
- Dépôt de garantie — saisissez le « Nouveau dépôt de garantie ».
- Locataires — sélectionnez les « Locataires sortants » parmi les locataires du bail, puis les « Locataires entrants ». Le bouton « Ajouter un locataire » vous permet de créer une fiche locataire sans quitter l’avenant.
- Clauses et Autre — ces deux types ne comportent que le champ « Dispositions ».
Enregistrez avec « Sauvegarder ».
Vérifier le document
L’onglet « Aperçu » génère le document à partir de vos saisies et vous le présente tel qu’il sera signé. Le bouton « Télécharger » vous permet de le récupérer avant signature.
Relisez-le à ce stade : une fois la procédure de signature lancée, le document ne peut plus être modifié.
Signer l’avenant
Rendez-vous dans l’onglet « Signature ». L’avenant doit avoir été enregistré et son document généré au préalable.
Vérifiez d’abord les adresses e-mail et les numéros de mobile des locataires : ils sont indispensables et se saisissent directement dans cet onglet.
Le document est verrouillé dès le lancement
Une fois la procédure de signature lancée, le document est verrouillé et ne peut plus être modifié. Vérifiez son contenu avant de cliquer sur « Démarrer la procédure de signature ».
Cliquez sur « Démarrer la procédure de signature ». Le document est verrouillé, passe au statut En signature, et un e-mail de notification est envoyé à tous les signataires.
Chacun signe ensuite de son côté :
- Le bailleur signe depuis ce même onglet, avec le bouton « Signer le document » : il dessine sa signature, demande un code de vérification puis le saisit.
- Les locataires signent depuis leur espace locataire. Pour un locataire qui n’a pas de compte, un lien de signature est affiché en face de son nom : « Copier le lien » ou « Ouvrir le lien » vous permettent de le lui transmettre directement.
La vérification se fait par « Code SMS » ou par « Whatsapp ». Pour chaque signataire, Rentila conserve la date de signature, l’adresse IP, l’e-mail et le téléphone utilisés pour la vérification.
Deux actions restent à votre disposition pendant la procédure : « Renvoyer les demandes de signature », si un locataire n’a pas reçu son e-mail, et « Réinitialiser la procédure de signature », qui déverrouille l’avenant et efface les signatures déjà recueillies.
Lorsque tout le monde a signé, l’avenant passe au statut Signé et une copie du document est enregistrée dans « Mes documents ».
À noter !
La signature d’un avenant est décomptée de votre quota mensuel de signatures, comme celle d’un contrat de location. Si le quota est atteint, Rentila vous propose d’utiliser vos crédits.
Contrairement au contrat de location, les garants ne font pas partie de la procédure de signature d’un avenant : seuls le bailleur et les locataires signent.
Quand l’avenant prend effet
Un avenant signé n’est pas appliqué immédiatement : la modification est reportée sur le bail à la date d’entrée en vigueur que vous avez saisie. Le traitement est automatique et a lieu chaque nuit. L’avenant passe alors au statut Appliqué.
Ce qui est reporté sur le bail dépend du type :
- Loyer et charges : le loyer hors charges, les charges et le loyer total du bail sont mis à jour. Les loyers générés ensuite utilisent les nouveaux montants,
- Durée du bail : la date de fin du bail est mise à jour,
- Dépôt de garantie : le montant du dépôt est mis à jour,
- Locataires : les locataires sortants sont retirés du bail et les entrants y sont ajoutés,
- Clauses et Autre : ces avenants ne modifient aucune donnée du bail. Ils produisent un document signé qui vient s’ajouter au contrat.
Suivre vos avenants
L’onglet « Avenants » du contrat liste tous les avenants, du plus récent au plus ancien, avec leur type, leur date d’entrée en vigueur, leur motif et leur statut :
- Brouillon — en cours de rédaction, modifiable,
- En signature — la procédure est lancée, le document est verrouillé,
- Signé — tous les signataires ont signé,
- Appliqué — la modification a été reportée sur le bail,
- Annulé.
Le document signé se télécharge depuis la liste des locations, au format PDF, Word ou OpenOffice.
Un avenant ne peut être supprimé que tant qu’aucune signature n’a été recueillie. Au-delà, réinitialisez d’abord la procédure de signature.
