Créer un document
Pour ajouter un document, suivez ces étapes simples : Accédez à la section « Mes documents » puis cliquez sur « Nouveau document ».
Pour chaque document, vous pouvez saisir les informations suivantes :
- Le type,
- Le bien et l’immeuble,
- Le contrat de location,
- La description,
- La date,
- Activer le partage du document avec les locataires.
Les formats de fichiers acceptés sont : Word, Excel, PDF, OpenOffice, et les images (GIF, JPG, PNG).
Information
Pour numériser vos documents, vous avez deux options :
- Les prendre en photo, mais assurez-vous de cadrer correctement et d’obtenir une qualité d’image satisfaisante. Vous pouvez utiliser certaines applications de scan pour smartphones.
- Utiliser un scanner. Une résolution de 150 à 200 dpi est généralement suffisante pour éviter d’obtenir des fichiers de grande taille.
Partage des documents
Vous avez la possibilité de partager des documents avec vos locataires.
Lorsque vous partagez un document, vous pouvez choisir de le partager avec :
- Tous les locataires;
- Tous les locataires associés à un bien (vous devez sélectionner le bien);
- Tous les locataires associés à un contrat location (vous devez choisir la location);
- Des locataires spécifiques.
Attention !
Soyez vigilant en ce qui concerne les paramètres de partage afin d’éviter de partager des documents confidentiels avec un large public.