Lors de la création d’une location, le montant du dépôt de garantie spécifié dans le contrat est automatiquement enregistré comme revenu dans la section Finances.

Enregistrement manuel du dépôt

Si besoin, vous pouvez aussi ajouter manuellement un dépôt de garantie encaissé :

• Rendez-vous dans la section Finances.

• Créez un revenu de type « Dépôt de garantie ».

• Un reçu sera automatiquement généré pour cette opération.

• Vous pouvez également cocher la case « Montant à titre indicatif » pour exclure ce montant des totaux financiers.

Restitution du dépôt de garantie

À la fin de la location, vous pouvez enregistrer la restitution du dépôt :

• Créez une dépense de type « Remboursement du dépôt de garantie ».

• Un document de remboursement sera généré avec les détails saisis.

• Vous pouvez également cocher la case « Montant à titre indicatif » pour exclure ce montant des totaux financiers.

Retenue partielle sur le dépôt

En cas de retenue partielle, procédez comme suit :

• Créez une dépense de type « Remboursement du dépôt de garantie ».

• Dans le champ message, indiquez le détail des retenues (ex. : réparations, loyers impayés…).

• Vous pouvez également cocher la case « Montant à titre indicatif » pour exclure ce montant des totaux financiers.

Aucun remboursement

Si vous conservez l’intégralité du dépôt, aucune action n’est nécessaire dans le logiciel.

Délai de restitution du dépôt de garantie

Vous devrez rembourser le dépôt de garantie au départ du locataire dans un délai maximum de

• 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée ;
• 2 mois si l’état des lieux de sortie révèle des différences avec l’état des lieux d’entrée,

après la remise des clefs (déduction faite des sommes qu’il resterait à vous devoir, dûment justifiées).

Pour enregistrer la restitution du dépôt de garantie, il faut Ajouter une dépense depuis la rubrique Finances et saisir le montant à restitué.

Vous pouvez également le faire au moment de l’enregistrement du départ du locataire.

Retenue sur dépôt de garantie

Le propriétaire est autorisé, selon une jurisprudence, à conserver 20 % de la caution pour garantir la régularisation des charges jusqu’à l’arrêté des comptes.

La loi permet au propriétaire de déduire du dépôt de garantie les sommes lui restant dues comme par exemple :

• impayés de loyers,
• impayés de charges,
• travaux locatifs,
• dégradations.

Dans ce cas, le bailleur est tenue de justifier la retenue qu’il opère sur le dépôt de garantie par la remise au locataire de documents tels que :

• état des lieux d’entrée et de sortie,
• photos,
• constat d’huissier,
• factures,
• devis,
• lettre de réclamation des loyers impayés restée sans réponse.