Créer, modifier ou supprimer une règle d’automatisation
Créer une règle
Pour créer un modèle de règle pour l’ajout et la classification automatique des transactions, suivez ces étapes simples : accédez à la section « Import bancaire », cliquez sur l’icône « Automatisation » en haut à droite, puis sur le bouton « Nouveau modèle ».
Lorsque vous créez une règle, chaque transaction correspondante sera automatiquement classée selon les critères prédéfinis.
Pour chaque règle, vous pouvez définir les informations suivantes :
- Le propriétaire.
- Le bien.
- Le contrat de location.
- Le type.
- Le bénéficiaire.
Les règles de déclenchement :
- Le ou les mot(s)-clé(s).
- Le montant.
- La description.
- L’état, actif ou inactif.
Automatisation de la saisie
Après l’import, le système ajoutera et classera automatiquement dans la rubrique “Finances” les transactions qui correspondent aux règles prédéfinies.
Une correspondance est considérée comme exacte lorsque le montant, les dates et un ou plusieurs mots-clés de la transaction importée correspondent à une règle active.
Lorsque vous confirmez et ajoutez une transaction dans Finances, un indicateur « Déjà ajouté » apparaît. En cas d’erreur, vous avez la possibilité de réinitialiser les transactions qui ont déjà été pointées, afin de les refaire.
Si vous recevez chaque mois une facture EDF de 29 € avec une transaction bancaire contenant la description “PRELVT SEPA RECU D/O EDF clients ICS.FR47EBE002009 .RUM.MM9760393916780008”, vous pouvez créer une règle de reconnaissance automatique.
Vous pouvez configurer la règle comme suit :
- Bien immobilier : Mon bien immobilier
- Montant : 29 €
- Type : Électricité
- Mot-clés : EDF, FR47EBE002009, MM9760393916780008
- Bénéficiaire : EDF
Ainsi, lors de l’import de cette transaction :
- le système détecte le mot-clé “EDF” dans le libellé,
- classe automatiquement la transaction comme dépense d’électricité pour le bien concerné,
- l’ajoute dans la rubrique Finances pour le bien immobilier, avec le type et bénéficiaire prédéfinis.
Pour que cette automatisation fonctionne correctement, le montant et les mots-clés de la transaction doivent correspondre aux critères définis dans la règle.
Rentila applique déjà une logique d’automatisation dédiée et spécifique pour la gestion des loyers.
Lorsque vous importez vos transactions bancaires, le système Rentila compare automatiquement les montants et les libellés avec les loyers impayés. S’il trouve une correspondance exacte (montant égal et description incluant, par exemple, le nom du locataire), il associe automatiquement la transaction au loyer concerné, marque ce dernier comme payé, et vous notifie par e-mail.
Par conséquent, pour éviter les doublons, les erreurs d’affectation et la confusion entre cette automatisation intégrée et d’éventuelles règles manuelles, la création de règles d’automatisation personnalisées n’est pas permise pour les revenus de type loyer.
Cela garantit une cohérence dans la gestion des encaissements et une meilleure fiabilité dans le suivi de vos paiements locatifs.