Restitution et retenue du dépôt de garantie : les précautions à prendre en fin de bail
Le dépôt de garantie est une somme versée par le locataire au propriétaire pour couvrir d’éventuels désordres constatés en fin de bail. Sa restitution obéit à des règles strictes que tout bailleur doit maîtriser pour éviter les sanctions financières et les conflits.
Voici l’essentiel à connaître sur la restitution du dépôt de garantie :
- Vous devez restituer le dépôt de garantie dans un délai maximal de 1 mois pour un état des lieux conforme; 2 mois s’il n’est pas conforme.
- Le délai commence à partir du jour de la restitution des clés par le locataire.
- Vous pouvez retenir les impayés de loyers ou de charges, frais liés aux dégradations ou travaux locatifs.
- Toute retenue doit être justifiée par un document (devis, factures, relances …).
Respectez le délai de restitution du dépôt de garantie
La restitution du dépôt de garantie est encadrée par des délais stricts. Depuis la loi ALUR du 27 mars 2014, tout retard vous expose à des pénalités financières significatives.
Bon à savoir
Le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai maximal de :
- 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée,
- 2 mois si l’état des lieux de sortie révèle des différences avec l’état des lieux d’entrée.
Le délai commence à partir du jour de la restitution des clés par le locataire qui peut les remettre :
- en mains propres au bailleur ou à son mandataire (l’agent immobilier),
- ou par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
Attention aux pénalités de retard
Si vous dépassez ces délais sans justification, la loi applique automatiquement une pénalité de 10% du montant du loyer mensuel hors charges par mois de retard entamé. Cette sanction peut rapidement devenir lourde.
Exemple concret : Pour un loyer de 800€, un retard de 3 mois vous coûtera 240€ de pénalités (80€ x 3). Si vous restituez le dépôt au bout de 5 mois, la pénalité atteindra 400€, soit la moitié du dépôt initial pour une location non meublée.
La seule exception à cette règle : le locataire est parti sans laisser d’adresse, rendant la restitution matériellement impossible.
Faites l’état des lieux de sortie
L’état des lieux de sortie est votre meilleure protection. C’est lui qui justifiera toute retenue sur le dépôt de garantie. Ne le négligez jamais.
L’état des lieux de sortie est l’élément clé, ne le négligez surtout pas !
L’état des lieux contradictoire : la règle
L’état des lieux doit impérativement être contradictoire, c’est-à-dire réalisé en présence des deux parties (bailleur et locataire) ou de leurs représentants. Prenez le temps de comparer minutieusement avec l’état des lieux d’entrée, pièce par pièce, équipement par équipement.
Quand faire appel à un huissier ?
Dans certaines situations, le recours à un huissier de justice s’impose. Bien que payant (comptez entre 150€ et 300€ selon la taille du logement), son intervention vous garantit un document incontestable juridiquement.
Faites appel à un huissier si :
- Le logement présente des dégradations importantes et vous anticipez un conflit sur les retenues
- Les relations avec le locataire sont déjà tendues et vous craignez une contestation systématique
- Le locataire refuse d’être présent à l’état des lieux ou ne répond plus
- Le locataire est parti sans laisser d’adresse connue
L’huissier convoquera officiellement le locataire. Même en cas d’absence, l’état des lieux sera réputé contradictoire et aura pleine valeur juridique.
Retenue sur le dépôt de garantie
Vous pouvez retenir une partie ou la totalité du dépôt de garantie, mais uniquement pour des motifs précis et avec des justificatifs appropriés. Toute retenue non documentée vous expose à des sanctions.
Retenue pour impayé de loyer
Vous pouvez déduire du dépôt de garantie tout loyer impayé restant dû par le locataire.
Le dépôt de garantie n’est pas un règlement anticipé de loyer. Le locataire ne peut pas légalement décider de ne plus payer son dernier mois de loyer en considérant que vous vous rembourserez sur le dépôt.
Attention : Si le locataire ne paie pas son dernier loyer, vous pouvez certes retenir la somme sur le dépôt de garantie, mais vous ne pourrez pas délivrer de quittance pour ce mois impayé. Cette absence de quittance peut ensuite poser problème au locataire pour son prochain dossier locatif.
La bonne pratique consiste à exiger le paiement complet du dernier loyer et à restituer ensuite le dépôt de garantie dans les délais légaux.
Retenue pour impayé de charges
Le traitement des charges dépend du mode de paiement choisi dans le bail.
Charges au réel (provisions sur charges) : Vous pouvez retenir jusqu’à 20% du dépôt de garantie jusqu’à la régularisation annuelle des charges. Une fois les comptes arrêtés, vous devez restituer cette somme si elle n’est pas justifiée, ou la déduire définitivement en cas de dette avérée.
Exemple : Pour un dépôt de 800€, vous pouvez conserver 160€ en attente de la régularisation. Si le locataire doit finalement 80€ de charges, vous devrez lui restituer 80€ et pourrez garder les 80€ restants.
Le propriétaire peut retenir 20 % de la caution pour la régularisation de charges !
Charges au forfait : Aucune régularisation n’est possible. Vous ne pouvez donc rien retenir au titre des charges, puisque le montant forfaitaire est fixe et définitif.
Retenue pour travaux de remise en état
C’est ici que l’état des lieux de sortie prend toute son importance. Il permet d’identifier les dégradations imputables au locataire et de justifier les travaux nécessaires.
Obligation de vétusté
Vous devez impérativement appliquer un abattement pour vétusté. Un appartement loué 5 ans subit une usure normale : les peintures jaunissent, le parquet se raye, les joints noircissent. Cette usure n’est pas à la charge du locataire.
Utilisez une grille de vétusté pour calculer l’abattement de manière objective et conforme à la jurisprudence.
Exemple concret : Le mur du salon nécessite une repeinture (coût : 300€). Le locataire a occupé le logement 4 ans. Si votre grille de vétusté prévoit une durée de vie de 8 ans pour les peintures, vous ne pouvez facturer que 50% du coût, soit 150€.
Modèles de grille de vétusté
Télécharger gratuitement un modèle de grille de vétusté
Justificatifs acceptés
Pour toute retenue au titre des travaux, un devis détaillé d’un professionnel suffit comme justificatif légal. Vous n’êtes pas obligé de faire réaliser les travaux avant de retenir la somme, mais le devis doit être réaliste et correspondre aux dégradations constatées.
Conservez précieusement l’état des lieux de sortie, les photos, les devis et toute correspondance avec le locataire. Ces documents seront essentiels en cas de contestation devant la commission départementale de conciliation ou le tribunal.
Modèle de lettre de restitution du dépôt de garantie
Télécharger gratuitement un modèle de lettre de restitution du dépôt de garantie avec retenue
FAQs
Quel est le délai légal pour restituer le dépôt de garantie ?
Le bailleur dispose d’un délai maximal de 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, et de 2 mois en cas de différences constatées. Le délai commence à courir à compter de la restitution des clés par le locataire.
Quelle est la sanction en cas de retard de restitution ?
En cas de retard injustifié, le bailleur doit verser une pénalité équivalente à 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard entamé. Cette pénalité s’applique automatiquement, sauf si le locataire n’a pas communiqué sa nouvelle adresse.
Peut-on retenir le dépôt de garantie pour un loyer impayé ?
Oui. Le dépôt de garantie peut être utilisé pour couvrir des loyers impayés. En revanche, il ne constitue pas un paiement anticipé : le locataire doit régler son dernier loyer normalement, et la retenue ne peut intervenir qu’après.
Peut-on retenir une partie du dépôt pour les charges locatives ?
Oui, uniquement si les charges sont payées au réel. Le bailleur peut alors conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie en attente de la régularisation annuelle. En cas de charges forfaitaires, aucune retenue n’est possible.
Quels justificatifs sont nécessaires pour effectuer une retenue ?
Toute retenue doit être justifiée par des documents : état des lieux de sortie détaillé, devis ou factures, relances de loyers, décompte de charges. Un simple montant estimé sans preuve peut être contesté.
Peut-on retenir le dépôt pour des travaux liés à l’usure normale ?
Non. Le bailleur doit obligatoirement tenir compte de la vétusté. L’usure normale liée au temps et à l’occupation du logement n’est jamais à la charge du locataire. Un abattement doit être appliqué, idéalement à l’aide d’une grille de vétusté.
Faut-il refaire les travaux avant de retenir une somme ?
Non. Il n’est pas obligatoire d’avoir réalisé les travaux au moment de la restitution. Un devis professionnel réaliste, en lien direct avec les dégradations constatées, suffit légalement pour justifier la retenue.
Quand est-il conseillé de faire appel à un huissier ?
Le recours à un huissier est recommandé en cas de conflit prévisible, de dégradations importantes, de refus de présence du locataire à l’état des lieux ou si le locataire est parti sans laisser d’adresse. Son constat a une pleine valeur juridique.
Restitution et retenue du dépôt de garantie : ce qu’il faut retenir
- Le montant du dépôt de garantie est d’un mois de loyer hors charges pour une location vide, maximum deux mois hors charges pour une location meublée.
- Délai de restitution : 1 mois si l’état des lieux est conforme, 2 mois s’il ne l’est pas. Passé ce délai, vous devez 10% du loyer mensuel par mois de retard.
- Toute retenue doit être justifiée par des documents (devis, factures, état des lieux détaillé).
- Vous pouvez déduire : loyers impayés, charges réelles impayées (20% en attente de régularisation), travaux de remise en état avec abattement pour vétusté.
- En cas de conflit ou de situation complexe, faites appel à un huissier pour sécuriser vos démarches.
