Loyers, quittances et avis d’échéance

Génération des loyers

Pour chaque contrat de location, les loyers et les Avis d’échéance sont générés automatiquement chaque 1er du mois sauf indiqué autrement. Vous pouvez choisir de générer l’avis et le paiement X jours avant la date de quittancement. Cette option peut être configurée dans la location.

Une fois le loyer marqué comme Payé, le document devient une Quittance de Loyer.

En cas de paiement partiel le document sera un Reçu de paiement. Ce document peut devenir Quittance si le propriétaire Enregistre un paiement pour la totalité du loyer, ou si le Solde du locataire est égal à 0 ou positif.

Créer un loyer manuellement

Vous pouvez créer manuellement un Avis d’échéance/Quittance depuis la rubrique Finances. Il faudrait Ajouter un paiement de ce type.

Quittances à échoir et à terme échu

Les loyers et les avis d’échéance sont générés à échoir par défaut, au début de la période. C’est à vous de décider à quel moment vous voulez enregistrer le paiement et produire la Quittance.

Vous pouvez paramétrer la date de génération du loyer au moment de la création de la Location à J+X où X est le nombre de jours. Exemple: J+30 pour une génération en fin du terme.

Si vous choisissez le J-5, le loyer et l’avis d’échéance serai généré 5 jours avant la date de quittancement. Exemple: Pour le loyer du 1 au 30 Avril le loyer sera généré le 26 Mars.

Titre du document : Quittance ou facture

Au moment de la création de la Location, dans l’onglet Quittance, vous pouvez choisir entre le label Quittance ou Facture pour le reçu du paiement.

Vous pouvez activer une numérotation pour les Factures. La numérotation peut être :

  • Distincte, unique pour la location;
  • Globale pour le propriétaire;

Bon à savoir

Les factures se succèdent automatiquement. Si vous voulez partir d’un numéro spécifique, veuillez trouver le dernier paiement généré dans la rubrique Finances et saisissez ce numéro dans le champs prévu. Le prochain loyer sera généré avec le numéro incrémenté.

Pour les locations commerciales, avec TVA, l’option Facture est définie par défaut.

Enregistrer un paiement

Vous pouvez enregistrer plusieurs paiements pour un loyer (paiement du locataire, aides et allocations directement perçues…) dans la rubrique Finances.

Chaque paiement sera comptabilisé par rapport à la date indiqué.Par exemple, le loyer du décembre 2013 marqué comme payé en janvier 2014 sera comptabilisé en 2014

L’envoi de la Quittance et l’Avis d’échéance

Les locataires invités ayant accès à Rentila reçoivent automatiquement une notification par mail (cette option peut être activée/désactivée dans la fiche location) dès la génération de leur loyer. L’email contient un lien direct pour télécharger le document.

Une fois le paiement marqué comme Payé dans la rubrique Finances, vous pouvez envoyer manuellement la Quittance en utilisant l’action Envoyer la Quittance sur la droite. Le système va renvoyer le mail de notification avec le lien de téléchargement direct du document.

Personnalisation de la quittance et de l’avis d’échéance

Vous pouvez personnaliser le logo et ajouter une signature depuis la rubrique Mon compte, Mon profil.

Si vous avez plusieurs propriétaires dans la rubrique Multi-propriétaires, c’est dans la fiche de chaque profil que vous pouvez personnaliser le logo et la signature.

Bon à savoir

Dès lors que le locataire s’est acquitté du paiement de l’intégralité de son loyer et de ses charges, le propriétaire bailleur est tenu de lui remettre gratuitement une quittance de loyer, s’il en fait la demande. Ce document lui permettra d’attester qu’il paye régulièrement son loyer, preuve dont il pourrait avoir besoin pour une demande d’aide au logement.

La quittance doit faire apparaitre les informations suivantes:

  • les coordonnées du bien concerné
  • les coordonnées du locataire
  • les coordonnées du propriétaire ou gestionnaire du logement
  • la période concernée par les paiements (en général même fréquence que le paiement du loyer)
  • le montant et le détail des prestations payées (loyer, charges, aides et allocations directement perçues …)