Régularisation des charges locatives

Tous les mois, en tant que bailleur, vous faites payer à vos locataires un certain montant de charges (pour l’eau, le chauffage commun au gaz par exemple, etc…), que l’on appelle « provisions de charges ». Mais une fois par an, il convient de comparer ce qui a été payé par le locataire à ce que vous, en tant que propriétaire, avez réellement déboursé. Selon le résultat, il faut alors régulariser : soit réclamer la différence au locataire s’il a payé moins, soit au contraire le rembourser si les charges réelles ont finalement été moindres que prévu initialement. En savoir plus

Comment faire la régularisation des charges?

Tout d’abord il faut saisir les dépenses récupérables dans la rubrique Finances. Pour le faire il fait ajouter une ou plusieurs dépenses de type Charge récupérable.

Voici la liste de dépenses qui sont pris en compte dans le calcul:

  • Syndic de copropriété: Provisions pour charge
  • Syndic de copropriété: Arrêté des comptes : Charges récupérables/locatives
  • Charge récupérable/locative: Entretien de l’immeuble et des équipements
  • Charge récupérable/locative: Consommations communes
  • Charge récupérable/locative: Consommations personnelles
  • Charge récupérable/locative: Taxe d’enlèvement des ordures ménagères
  • Charge récupérable/locative: Autres

Voici la liste de revenus qui sont pris en compte dans la régularisation:

  • Les charges indiquées dans les revenus de type Loyer
  • Remboursement Charges: Locataire
  • Remboursement taxe d’enlèvement des ordures ménagères
  • Remboursement taxe foncière

Pour faire une régularisation des charges locatives, rendez-vous dans la rubrique Outils, Régularisation des charges (menu principal à gauche) ou bien utilisez les actions sur la droite dans la rubrique Locations. Renseigner la période puis cliquer sur Sauvegarder. La régularisation (le montant et document avec le détail des opérations) sera sauvegardée dans la base et affichée dans la rubrique Finances.

Le site prend en compte les provisions sur charges versées par le locataire (montant indiqué dans la Location) pour la période choisie et les Charges récupérables, les montants récupérables saisis dans la rubrique Finances. Ensuite il calcule la différence et crée un Revenu ou Dépense par rapport au résultat.

Important!

Afin de pouvoir faire la régularisation des charges correctement, pour chaque dépense de type charge récupérable, il faut bien renseigner le montant récupérable, la période, et le bien/location concerné.Quand vous recevez votre arrêté de comptes avec le montant des charges locatives, créez une nouvelle dépense de type « Syndic de copropriété: Arrêté des comptes : Charges récupérables/locatives » et indiquez le montant récupérable. Si vous avez enregistré les charges prévisionnelles au cours de l’année, cochez la case « Montant à titre indicatif » pour éviter le doublon avec celles ci dans la rubrique Finances.

Ex. Si le locataire a payé 50 EUR de charges mensuelles par exemple, pour 2013 il vous a versé (12 mois) x 50 EUR de provisions sur charges = 600 EUR.

Si, pour 2013, dans « Finances » vous avez créé des dépenses de type « Charges récupérables » pour 700 EUR (charges locatives, Taxe d’ordure ménagères…).

Le site calcule donc la différence entre les provisions versées et charges réels pour 2013 et ajoute un revenu de 100 EUR (à payer par le locataire)

Pour modifier le montant en cas d’erreur ou autre, cliquer sur l’icône « Modifier » dans la rubrique FINANCES et rectifier le montant.

En cas d’erreur, supprimer la ligne générée dans la partie « Finances » et refaire le calcul. Télécharger ici la liste des charges récupérables (charges locatives) en format WORD et PDF.

Bon à savoir

Les charges doivent être régularisées au moins une fois par an en comparant :- le total des provisions versées par les locataires- avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l’année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire ; dans le cas contraire, il demande un complément.

Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié. En savoir plus

Modèle de lettre

Téléchargez un modèle de lettre régularisation de charges en cliquant ici