Départ ou changement du locataire : Quelles sont les démarches à effectuer ?
Lorsqu’un locataire met fin à son bail et quitte le logement, plusieurs démarches doivent être effectuées, aussi bien par le locataire que par le propriétaire. État des lieux, dépôt de garantie, régularisation des charges… Voici les principales étapes à suivre lors d’un départ ou d’un changement de locataire.
Voici, en résumé, la procedure de départ ou changement de locataire :
- Envoi d’un préavis au propriétaire de l’habitation.
- Réalisation de l’état des lieux de sortie.
- Régularisation de charges et calcul de solde de tout compte.
- Restitution du dépôt de garantie.
- Notification des organismes privés et publics du départ du locataire.
Propriétaires : les démarches à effectuer en cas de départ ou changement du locataire
D’abord, n’oubliez pas de demander la nouvelle adresse du locataire, vous y enverrez le dépôt de garantie. La caution sera envoyée avec les justificatifs de diverses factures et taxes en cas de retenue. En cas d’oubli, vous devrez probablement payer la taxe d’habitation qui est pourtant à la charge du locataire.
L’état du logement
Le locataire doit rendre le logement à son état d’origine, la rénovation n’est pas nécessaire. Cependant, le locataire doit avoir assuré l’entretien du logement mais ne doit pas avoir entrepris de transformations sans l’accord du bailleur. Dans ce dernier cas, le locataire doit remettre le logement à son état d’origine à sa charge.
La régularisation des charges
Les provisions versées par le locataire pendant l’année doivent être régularisées. Reprenez le dernier arrêté des comptes pour calculer la régularisation des charges. N’oubliez pas la part de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères qui est aussi récupérable auprès du locataire (au prorata au temps d’occupation).
Souvent, l’arrêté des comptes de copropriété n’a pas encore eu lieu alors que le propriétaire ne dispose que de maximum 2 mois pour restituer le dépôt de garantie.
Quelle solution ? Estimer la partie locative en reprenant l’arrêté des comptes de l’année précédente pour calculer la régularisation des charges.
La jurisprudence vous autorise à garder 20% du dépôt de garantie pour assurer le paiement des charges jusqu’à l’arrêté des comptes. Vous devez aussi déduire les taxes d’ordures ménagères pendant l’occupation du logement.
La remise du dépôt de garantie
Vous ou votre représentant devez restituer la caution versée par le locataire au moment de la signature du bail.
Pour les baux signés depuis le 9 juillet 2008, le montant de la caution à restituer dans son intégralité au locataire, est l’équivalent d’un mois de loyer pour les locations vides et de deux mois pour les locations meublées. Toutefois, vous pouvez retenir le montant de loyer impayé, différentes charges, coût de réparation ou de dégradation s’ils sont justifiés. Cette retenue doit être justifiée par un devis et le relevé des charges. Attention : l’usure n’est pas considéré comme dégradation.
Si le bail a été signé avant le 27 mars 2014
Le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai maximal de 2 mois à compter de la restitution des clefs par le locataire.
Si le bail a été signé depuis le 27 mars 2014
Le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai maximal de 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée, 2 mois si l’état des lieux de sortie révèle des différences avec l’état des lieux d’entrée.
Certains propriétaires de logement en copropriété conservent la caution durant la validité annuelle des comptes de la copropriété.
Les démarches administratives en cas de départ ou changement du locataire
Informez les organismes publics et privés du départ du locataire et vérifiez l’arrêt des comptes auprès des fournisseurs d’électricité, d’eau, de gaz et de téléphone. Ces démarches sont essentielles pour éviter toute facturation après le changement d’occupant.
Attention : tant qu’un nouveau contrat n’est pas ouvert par le locataire suivant, l’abonnement d’électricité – c’est-à-dire la partie fixe de la facture – reste à la charge de celui dont le nom figure sur le compteur. Si le nouvel occupant tarde à souscrire, vous risquez d’être facturé à sa place, y compris pour ses premières consommations.
A Noter !
Même si, en 2023, la taxe d’habitation sur la résidence principale est supprimée pour l’ensemble des ménages, elle reste applicable sur les résidences secondaires et les locaux vacants.
Pensez à signaler le changement d’adresse du locataire au service des impôts, c’est pour ne pas vous retrouver à payer la taxe d’habitation qui est due par le locataire qui occupait le logement au 1er janvier de l’année.
Une déclaration peut être réalisée, depuis le service en ligne « Gérer mes biens immobiliers » à partir de l’espace sécurisé d’impots.gouv.fr.
Une fois cette déclaration faite, vous n’aurez pas à intervenir chaque année, seul un changement de situation d’occupation nécessitera une nouvelle intervention de votre part.
Modèle de lettre depart du locataire
Téléchargez un modèle de Déclaration au départ du locataire.
Téléchargez également un modèle d’Attestation de fin du bail.
Locataires : les démarches à effectuer
Les démarches à effectuer en cas de déménagement sont plus simples que celles que doivent effectuer un bailleur, si vous êtes locataire. Vous devez seulement résilier votre contrat de location en respectant le préavis.
La résiliation du bail
Avant de déménager, il faut avant tout prévenir votre propriétaire en lui envoyant un préavis par lettre recommandée. Le délai de préavis est généralement de 3 mois si vous résidez en location vide mais il pourrait n’être que d’un mois, selon votre cas (en savoir plus ici). Si vous louez un appartement meublé, quel que soit votre cas, vous avez un délai de préavis d’un mois.
Donner un congé
Si le logement est votre résidence principale, vous pouvez donner à tout moment , un congé à votre propriétaire pour ne pas être obligé à effectuer un séjour minimum dans le logement, c’est la règle dite « d’ordre public », le bailleur doit accepter le congé même si le contrat de location dure plus longtemps. En revanche, vous ne pouvez pas dépasser le délai de départ.
L’annonce du congé doit être remise au bailleur sous forme de lettre recommandée, d’acte de huissier ou en main propre contre émargement ou récépissé pour un contrat de location vide reconduit.
Vous ne devez donc pas annoncer le congé par lettre simple ni par téléphone ni par courriel, fax ou texto.
En revanche, vous n’êtes pas obligé de vous formaliser pour préciser les motivations de votre départ auprès de votre bailleur, si c’est votre résidence principale.
Si le logement est une résidence secondaire ou une location de vacances, faites attention car les clauses du contrat sont obligatoires. Pour les locations de courtes durées, il n’est pas nécessaire de donner congé, l’obligation est de s’acquitter des loyers et des charges jusqu’à la fin du contrat de location.
Au moment du départ, l’état du logement
Au moment de libérer le logement et remettre les clés à votre bailleur, vous devez établir avec lui un état des lieux. S’il y a désaccord, la présence d’un huissier est nécessaire. Afin d’éviter tout litige avec le propriétaire, prévoyez un grand nettoyage pour la visite ainsi vous mettez toutes les chances de votre côté pour récupérer la totalité de la caution.
Le bailleur doit relever les index d’électricité, d’installation d’eau chaude et de chauffage.
Le dépôt de garantie
Puis, le propriétaire doit vous restituer la caution au plus tard deux mois après la remise des clés (un mois si l’état des lieux ne relève aucun problème), sinon une majoration de 10% d’un mois de loyer s’imposera à lui, chaque mois où vous n’avez pas encore touché la totalité du dépôt de garantie.
Démarches administratives
Informez les organismes publics et privés de votre changement d’adresse. Même si le bailleur doit vérifier la clôture des comptes d’électricité, d’eau, de gaz ou de téléphone, il est recommandé d’effectuer vous-même ces démarches afin d’éviter d’éventuelles facturations après votre départ.
N’oubliez pas de communiquer votre nouvelle adresse pour la réception des documents restants (dépôt de garantie, régularisation des charges, correspondances).
Les litiges
En cas de litige — qu’il s’agisse de la restitution du dépôt de garantie, de l’état des lieux, des charges, des réparations ou d’une question de conformité — le bailleur comme le locataire peuvent saisir gratuitement la Commission Départementale de Conciliation (CDC), située à la DDT ou à la préfecture.
La saisine s’effectue par lettre recommandée. Chaque partie reçoit ensuite une convocation, et la commission rend généralement un avis dans un délai d’environ deux mois.
Pour éviter les litiges, il est conseillé au locataire de réaliser les petites réparations avant de quitter le logement. À défaut, le bailleur peut établir un devis pour évaluer les réparations qui resteront à la charge du locataire.
FAQs
Quelles sont les principales démarches lorsqu’un locataire quitte un logement ?
Le départ d’un locataire implique : l’envoi du préavis, la réalisation de l’état des lieux de sortie, la régularisation des charges, la restitution du dépôt de garantie et la notification du changement d’occupant aux organismes publics et privés concernés.
Quand le propriétaire doit-il restituer le dépôt de garantie ?
Le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai de 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme, et 2 mois s’il existe des dégradations. Le bailleur peut conserver jusqu’à 20 % pour anticiper la future régularisation des charges.
Comment se passe la régularisation des charges lors du départ d’un locataire ?
Le bailleur compare les dépenses réelles aux provisions versées. Si le locataire quitte les lieux avant l’arrêté annuel des comptes, le propriétaire peut se baser sur les montants de l’année précédente et conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie dans l’attente du décompte définitif.
Le locataire doit-il remettre le logement en état ?
Oui. Le locataire doit rendre le logement dans son état d’origine, hors usure normale. Les transformations non autorisées doivent être remises à la charge du locataire.
Quelles démarches administratives faut-il effectuer lors d’un départ ?
Il faut signaler le départ aux fournisseurs d’énergie, d’eau, d’internet/téléphone, ainsi qu’aux services fiscaux pour la taxe d’habitation afin d’éviter toute facturation après le départ.
Que faire en cas de litige (caution, état des lieux, charges) ?
Le bailleur ou le locataire peut saisir gratuitement la Commission Départementale de Conciliation (CDC) pour résoudre les conflits concernant le dépôt de garantie, les charges ou l’état des lieux de sortie.
Départ du locataire, les points importants à retenir
Pour les locataires :
- Envoi d’un préavis : Le locataire doit envoyer un préavis au propriétaire, généralement 3 mois pour une location vide et 1 mois pour une location meublée.
- Réalisation de l’état des lieux de sortie : Ceci est fait pour comparer l’état du logement avec celui lors de l’entrée.
- Régularisation des charges : Le locataire doit s’assurer que toutes les charges sont payées et régularisées.
- Restitution du dépôt de garantie : Le propriétaire doit restituer la caution, moins les éventuelles déductions pour réparations ou charges impayées.
- Notification des organismes : Le locataire doit informer les organismes privés et publics de son départ.
Pour les propriétaires :
- Obtenir la nouvelle adresse du locataire : Pour envoyer le dépôt de garantie et les justificatifs de charges.
- Vérification de l’état du logement : Le locataire doit rendre le logement dans son état initial, sauf usure normale.
- Régularisation des charges : Les provisions pour charges doivent être régularisées avec le locataire.
- Restitution du dépôt de garantie : Restituer la caution dans un délai maximal de 1 ou 2 mois, selon la date de signature du bail.
- Gestion des démarches administratives : Informer les services nécessaires et s’assurer de l’arrêt des comptes des fournisseurs d’énergie.
- Taxe d’habitation : S’assurer que le locataire paie la taxe d’habitation si applicable.
