Comment faire un état des lieux ?

Indispensable dans toute location, l’état des lieux accompagne l’arrivée et le départ du locataire. Plus qu’une obligation légale, c’est un document qui évite bien des litiges et sécurise la relation entre propriétaire et locataire.

Mais comment réaliser un état des lieux correctement ? Quelles sont les mentions à ne pas oublier ? Et en quoi le format numérique change-t-il la donne ?

Explications !

Pourquoi un état des lieux est indispensable dans une location ?

L’état des lieux n’est pas une option mais une obligation qu’elle que soit le type de location. Encadré par la loi du 6 juillet 1989 et renforcé par la loi Alur de 2014, il doit être établi par écrit, daté, signé par le bailleur et le locataire, puis annexé au bail. Chaque partie doit en conserver un exemplaire (numérique ou papier).

Mais au-delà de cette obligation légale, l’état des lieux sert de preuve en cas de litige. Réalisé à l’entrée et à la sortie, il permet de constater si des dégradations sont survenues pendant la location.

En clair, un état des lieux réalisé dans les règles de l’art protège les deux parties. Le bailleur peut justifier une retenue sur le dépôt de garantie en cas de dommages constatés, tandis que le locataire peut prouver que certains défauts existaient avant son arrivée.

Quelles sont les mentions obligatoires sur un état des lieux ?

La loi encadre précisément le contenu de l’état des lieux. Certains éléments doivent obligatoirement apparaître, qu’il s’agisse d’une entrée ou d’une sortie :

• La nature du document (entrée ou sortie),
• La date de réalisation,
• L’adresse complète du logement,
• L’identité et l’adresse des parties,
• Les relevés des compteurs d’eau, de gaz et d’électricité,
• Le nombre et la description des clés ou moyens d’accès remis,
• La description détaillée du logement.

Cette description doit être précise et couvrir l’ensemble du bien. Pour chaque pièce, on note :

• La fonction (cuisine, séjour, chambre…),
• L’état des sols, murs et plafonds,
• Les ouvertures (portes, fenêtres, balcon),
• Les équipements présents (placards, chauffage, prises, interrupteurs),
• Et, pour une location meublée, l’inventaire complet du mobilier et de l’électroménager.

L’état des lieux : comment bien le réaliser ?

Un état des lieux ne se fait pas à la va-vite. Pour éviter les litiges, prenez le temps de passer chaque pièce en revue avec méthode. L’idéal est de le réaliser en pleine journée, avec une bonne luminosité !

Pour faire un état des lieux, le plus simple est d’avancer pièce par pièce et d’être vigilant aux points suivants :

• Murs, sols et plafonds : vérifiez fissures, taches, peintures abîmées, carreaux cassés ou trous oubliés. Soyez attentif aux traces d’humidité qui peuvent révéler un problème de fuite ou d’isolation.
• Prises et interrupteurs : testez-les tous avec un chargeur ou une petite lampe. S’il n’y a pas encore d’électricité, notez des réserves dans le document.
• Robinetterie et sanitaires : ouvrez les robinets, actionnez la chasse d’eau, contrôlez les évacuations. Toute fuite doit être mentionnée.
• Portes, fenêtres et volets : assurez-vous qu’ils ferment correctement et que les poignées et huisseries sont en bon état.
• Équipements : dans une cuisine équipée, testez plaques, four ou frigo. Vérifiez aussi le chauffage, la VMC ou la climatisation. En cas d’impossibilité, précisez-le dans le document.

N’hésitez pas à prendre des photos pour compléter vos observations. Elles doivent être datées, signées et annexées à l’état des lieux pour avoir une vraie valeur en cas de litige.

État des lieux de sortie : dégradations ou vétusté ?

L’état des lieux de sortie marque la fin de la location. Il permet de comparer l’état du logement entre l’entrée et le départ du locataire et de vérifier s’il est rendu en bon état. En cas de dégradations, le bailleur peut retenir une partie du dépôt de garantie, à condition de justifier cette retenue avec un devis ou une facture.

Cependant, comment reconnaitre une dégradation de la vétusté ?
Selon l’article 4 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, la vétusté correspond à « l’état d’usure ou de détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et éléments d’équipement dont est constitué le logement ».

En clair, une dégradation résulte d’un usage anormal ou d’un manque d’entretien, alors que la vétusté correspond à l’usure naturelle du temps.

Ainsi, des trous laissés dans les murs, un carreau cassé, un parquet brûlé ou des réparations locatives non effectuées (comme des joints abîmés, une ampoule non remplacée ou une prise mal fixée) relèvent clairement de la responsabilité du locataire.

À l’inverse, une peinture qui ternit, une moquette fatiguée ou un sol qui se décolore avec les années sont des signes de vétusté. Ces éléments ne peuvent donc pas justifier de retenues sur le dépôt de garantie.
Pour réduire les contestations, il est conseillé d’annexer au bail une grille de vétusté. Elle fournit des repères objectifs sur la durée de vie et l’usure des équipements.

Absence d’état des lieux : quelles conséquences ?

Pour être valable, l’état des lieux doit être réalisé conjointement et signé par le bailleur et le locataire, ou leurs représentants. Si ce formalisme n’est pas respecté, les conséquences peuvent être lourdes, à savoir :

• En l’absence d’état des lieux d’entrée : le logement est présumé avoir été remis en bon état. Le locataire devra donc le restituer dans le même état, et il lui appartiendra de prouver que certaines dégradations ne sont pas de son fait.
• En l’absence d’état des lieux de sortie : le logement est considéré comme rendu en bon état. Le propriétaire est alors tenu de restituer l’intégralité du dépôt de garantie dans le délai d’un mois, sans possibilité de prouver l’existence de dégradations.

Mais alors, que faire si vous avez un imprévu le jour de l’état des lieux ? La solution est simple : donner procuration.

Le bailleur peut mandater un huissier, un agent immobilier ou toute personne de confiance. Le locataire peut de son côté se faire représenter par un proche, un ami ou un membre de sa famille. Dans tous les cas, le représentant doit apporter une pièce d’identité et une procuration écrite l’autorisant à signer l’état des lieux.

Pourquoi passer à l’état des lieux numérique ?

L’état des lieux numérique s’impose peu à peu comme la nouvelle norme. Réalisé sur tablette ou smartphone, il offre des fonctionnalités impossibles à obtenir avec un document papier, tout en étant juridiquement reconnu.

Des photos intégrées comme preuve

Le principal avantage du format numérique est de pouvoir annexer directement des photos aux observations. Chaque remarque peut être accompagnée d’un cliché, ce qui facilite la compréhension et sert de preuve incontestable.

Plus de liberté dans la description

Sur papier, les champs d’écriture sont souvent restreints. En version numérique, il est possible de décrire autant de détails que nécessaire, de la petite éraflure à une fissure complète, sans contrainte d’espace. Certaines applications spécialisées proposent même des inventaires pré-remplis par pièce, ce qui réduit les oublis.

Une sécurité renforcée

L’état des lieux dématérialisé a la même valeur légale que son équivalent papier, conformément à l’article 3 du décret du 30 mars 2016. Une fois finalisé, il n’est plus modifiable. Le document est signé électroniquement sur place, envoyé immédiatement aux parties, puis archivé en ligne. Cela évite les risques d’altération ou de contestation.

Une procédure simplifiée et rapide

Le numérique fait aussi gagner du temps. Alors qu’un état des lieux papier peut durer plus d’une heure, sa version dématérialisée est en moyenne deux fois plus rapide. La saisie sur tablette est plus lisible que l’écriture manuscrite, et les modifications peuvent être faites en quelques clics. Résultat : un document clair, précis et immédiatement exploitable par toutes les parties.

Adopter le numérique, c’est gagner en fiabilité et en efficacité. Photos intégrées, signatures électroniques, génération d’un PDF et stockage en ligne sécurisé : autant d’atouts qui réduisent le risque de litige et facilitent la gestion locative au quotidien.

FAQs

Que faire si le propriétaire refuse de faire un état des lieux ?

En cas de refus, le locataire peut demander à un huissier d’établir le document. Les frais sont alors partagés entre les deux parties.

Peut-on contester un état des lieux après l’avoir signé ?

Oui. Le locataire dispose de 10 jours après l’entrée pour signaler des défauts non constatés, et d’un mois pour les éléments liés au chauffage. À la sortie, toute contestation peut être portée devant la commission départementale de conciliation ou le juge.

Qui doit payer un état des lieux fait par un professionnel ?

Lorsque l’état des lieux est confié à un professionnel, les frais sont partagés entre bailleur et locataire. La part du locataire est plafonnée à 3 €/m² et ne peut pas dépasser celle du bailleur. En revanche, l’état des lieux de sortie ne peut jamais être facturé au locataire. Toute clause contraire est considérée comme abusive.
Enfin, si l’une des parties refuse d’établir l’état des lieux de manière contradictoire, un commissaire de justice peut être mandaté. Dans ce cas, les frais sont partagés entre les deux parties.

Un état des lieux numérique a-t-il la même valeur qu’un état des lieux papier ?

Oui. Depuis le décret du 30 mars 2016, l’état des lieux numérique est juridiquement valable. Signé électroniquement, il est sécurisé, non modifiable et immédiatement transmis aux deux parties.

Quel délai pour restituer un dépôt de garantie après l’état des lieux de sortie ?

Le bailleur dispose d’un mois pour restituer le dépôt de garantie si aucun dégât n’est constaté. En cas de dégradations mentionnées dans l’état des lieux de sortie, ce délai est porté à deux mois. Toute retenue doit être justifiée par des devis ou factures.

L’état des lieux : l’essentiel à retenir !

• L’état des lieux est obligatoire pour toute location vide ou meublée et doit être annexé au bail.
• Il protège à la fois le bailleur et le locataire en servant de référence lors de la restitution du logement.
• Il doit être précis et couvrir chaque pièce, les équipements, les compteurs et les clés.
• Le locataire peut compléter l’état des lieux dans les 10 jours suivant son entrée.
• À la sortie, il faut distinguer la vétusté (usure normale) des dégradations imputables au locataire.
• La procuration permet de se faire représenter en cas d’impossibilité d’être présent.
• Le numérique simplifie et sécurise la procédure grâce aux photos intégrées, à la signature électronique et au stockage en ligne.

Etat des lieux Grille de vétusté Vétusté.